”Vi har löst ett stort administrativt problem”

”Tidigare lade våra medlemmar otroligt mycket tid på administration av feriekort. Nu kan vi erbjuda dem en lösning som i princip är automatisk. Vi har löst ett stort administrativt problem och samtidigt investerat för framtiden”, säger Anne-Lise Heidelber och Flemming Dreesen på Dansk Arbejdsgiverforening, DA.

Dansk_Arbejdsgiverforening_Anne-Lise_Heidelberg-Flemming_Dreesen_1_Stralfors_VNN_875x580.jpg

Företaget

Dansk Arbejdsgiverforening är huvud­organisation för 13 arbetsgivarorganisationer inom den privata sektorn. Totalt handlar det om 28 000 företag inom industri, handel, transport, service och byggbransch. Som intresseorganisation samordnar DA för­handlingar och påverkar politiska beslutsprocesser, så att medlemsföretagens konkurrenskraft och tillgång till kompetent arbetskraft blir så stor som möjligt.

Utmaningen

I Danmark omfattas alla löntagare av ”ferieloven” som ger rätt till fem veckors semester. Arbetstagaren tjänar in rätt till semester året innan du tar ut den. Det betyder att om du började den 1 januari 2013, så kan du ta ut dina semesterdagar först efter den 1 maj 2014, eftersom ferieåret löper från 1 maj till 30 april.

Om du slutar ditt arbete på ett ställe, har du rätt att få din semester utbetalad som du tjänat in men inte tagit ut. Det är arbets­givarens plikt att betala ut semesterersättning och det är löntagarens plikt att ta ut den semester som semesterpengarna räcker till.

Hanteringen av feriekorten, som används för att få ut semesterpengarna, har fram tills idag varit manuell.
– Det var den största anledningen till att vi ville modernisera systemet. Hanteringen var både resurskrävande och långsam, säger chefskonsulent Anne-Lise Heidelberg.
Medlemmarna har länge efterfrågat hantering av feriekort i e-Boks, en elektronisk brevlåda som alla danska medborgare har tillgång till. Men att bara lägga upp varje löntagares feriekort räcker inte.

– Om vi gjort så hade löntagaren kunna skriva ut feriekortet flera gånger. Feriekortet är, till skillnad från en lönespecifikation, ett värdepapper. Om ett företag går i konkurs kan löntagaren lösa in sitt feriekort hos den arbetsgivarorganisation som står som garant, säger Flemming Dreesen och fortsätter:

– Vi har hela tiden haft som krav i arbetet med PostNord Strålfors att Feriekortets äkthet ska kunna bevisas.

Dansk Arbejdsgiverforening ställde som krav att deras nya system skulle kunna kommunicera med befintliga e-lösningar.
– Vi ville ha en lösning som fungerade bra både med e-Boks och det inkomstregister, eIndkomst, som infördes 2008.

Lösningen

Den 1 januari 2011 lanserade DA Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister, ACF. Det blev samtidigt obligatoriskt för alla medlemmar att skicka in de anställdas semesterinformation. Men samtidig blev administrationen av feriekorten betydligt enklare.

Via det nya registret levererar DA det nya eFeriekortet. Det går båda att skicka som e-dokument till e-Boks och som pappersdokument till löntagarens brevlåda. Det är upp till löntagaren och varje unik verksamhet att bestämma hur de vill göra.
ACF och eFeriekort-systemet har utvecklats och levererats av PostNord Strålfors och i  projektet har man använt Transform som bas.

– Att PostNord Strålfors kunde leverera en lösning som fungerar bra såväl med system som med alla typer av kommunikationskanaler var utmärkt. Att lösningen dessutom kommunicerar enligt mottagarens önskemål var avgörande för oss, säger Flemming Dreesen.

Resultatet

En av de stora fördelarna för en verksamhet som kopplar upp sig mot DA:s nya system är överblicken.

– Det är vårt absolut bästa argument när vi pratar med våra medlemmar, det är det inget tvivel om, säger Anne-Lise Heidelberg.

– Tidigare var det ett riktigt detektivarbete att reda ut semesterkorten efter exempelvis en konkurs. Men nu är det betydligt enklare.

– Systemet befäster vår position som en viktig part på arbetsmarknaden. Tidigare lade verksamheterna ned otroligt mycket tid på administration av feriekort. Vår nya lösning är i princip är automatiskt.

Framtiden

Alla företag som är medlemmar i en arbetsgivar­organisation kopplad till DA kan nu ansluta sig till det elektroniska feriekortsystemet.

– Vi har löst ett stort administrativt problem för våra medlemmar och samtidigt framtidssäkrat feriekort­systemet, säger Anne-Lise Heidelberg.