Det offentliga digitaliseras: lagkrav på e-fakturor i hela Norden

Sverige ligger efter Norge och Finland – men senast den 1 november 2018 måste även samtliga svenska statliga myndigheter vara anslutna till det europeiska
e-handelsnätverket PEPPOL.

House_Stralfors_875.jpg

PEPPOL (Pan-European public procurement on-line) drevs under åren 2008 till 2012 som ett EU-projekt där regelverket togs fram.

PEPPOL, Pan-European public procurement on-line, breder i snabb takt ut sig över Europa. Det är ett regelverk för elektronisk överföring av affärsdokument, exempelvis fakturor och upphandlingsdokument.

Norge var först ut av de nordiska länderna att implementera regelverket, även om det togs fram som ett EU-projekt. Där har regelverket varit obligatoriskt för statliga myndigheter sedan 2014 och för lokala myndigheter sedan 2015.

Därför är i princip hela den norska offentliga sektorn ansluten och cirka 80 nya företag ansluter sig till nätverket varje dag. Totalt skickas det mer än fyra miljoner e-fakturor i månaden enbart i Norge.

Även i Finland är samtliga statliga myndigheter anslutna till PEPPOL. Och i Danmark har det redan sedan 2005 varit obligatoriskt för företag att vara anslutna till e-handelsplattformen NemHandel. Landet kommer att ansluta sig till PEPPOL under 2018.

Sverige sist ut i Norden

I Sverige har man ännu inte kommit lika långt – cirka 60 procent av de statliga myndigheterna och ett fåtal kommuner och landsting har anslutit sig hittills. Men andelen ökar varje månad då det den 1 november 2018 blir obligatoriskt för alla statliga myndigheter i Sverige att vara anslutna till PEPPOL.

Sören Pedersen är projektledare för PEPPOL på Ekonomistyrningsverket och arbetar med att implementera e-handelsnätverket i Sverige. Han har svar på frågorna som företagen bör ställa:

Vad innebär PEPPOL för företag?

– Det är en billig och enkel lösning för företagen att nå sina kunder inom offentlig sektor. Det blir obligatoriskt för alla nordiska myndigheter att ansluta sig till e-handelsnätverket, säger Sören Pedersen.

Vilka fördelar har PEPPOL för företag?

– När man förr bytte mobiloperatör och fick ett nytt telefonnummer var man tvungen att säga till alla sina kompisar att de skulle spara det nya numret. Det är så traditionell e-handel fungerar idag. Om exempelvis Skogsstyrelsen med tusentals leverantörer av varor och tjänster vill byta operatör så måste de meddela alla som skickar e-faktura att de har en ny elektronisk adress.

– Men med PEPPOL har de samma elektroniska adress, ett så kallat PEPPOL-id, för all framtid. Därför kan de byta operatör så ofta de vill utan att meddela sina varu- och tjänsteleverantörer. Det är en mer modern och kostnadseffektiv lösning för e-handel.

I traditionell e-handel kan det vara en mödosam och kostsam process för både köpare och säljare att komma igång med e-handel. Säljaren måste ofta invänta tillstånd från köparen att skicka e-faktura, de måste komma överens om format och ibland även bestämma hur överföringen ska gå till.

– Med PEPPOL har alla mottagare stöd för fakturaformatet och det finns bara ett sätt att överföra e-handelsmeddelanden. Operatörerna behöver endast ett enda avtal med en PEPPOL-myndighet, istället för att ha så kallade samtrafiksavtal med alla andra operatörer man vill skicka och ta emot meddelande från, säger Sören Pedersen.

Vilka dokumenttyper stödjer PEPPOL?

– Det stödjer ett antal typer. Det vanligaste är att myndigheter tar emot fakturor, kreditnotor och pris- och produktkataloger, medan leverantörerna tar emot beställningar.