Skapa en digital arbetsplats utan att fastna i tekniken

En digital arbetsmiljö är vägen mot en effektivare organisation – om de digitala verktygen används på rätt sätt. Annars finns risken att de istället leder till frustration, ineffektivitet och stress. Här är tipsen som hjälper dig att skapa en bra digital arbetsplats

office_Stralfors_875.jpg

Upphandlade IT-system som stödjer verksamhetsfunktioner istället för personalens olika yrkesroller och behov. Låter det bekant? Så här ser den digitala miljön fortfarande ut på många arbetsplatser i Norden.

– Många företag och organisationer saknar en helhetssyn och inför olika digitala system utan att se hur medarbetarna påverkas, vilket kan bli kaotiskt, säger Oscar Berg, författare och vd på den digitala innovationsbyrån Unicorn Titans.

Digitaliseringen förändrar arbetsplatsen

Oscar Berg har skrivit boken Den digitala arbetsplatsen. Han beskriver en bra digital arbetsplats som en arbetsmiljö där medarbetaren har alla verktyg som behövs för att kunna göra sitt jobb på bästa sätt. En bra digital arbetsplats gör också att organisationen blir mer produktiv, flexibel, snabbrörlig och innovativ.

– Tekniken har tagit ett jättesprång! För 15 år sedan hade de flesta smartare verktyg på sin arbetsplats än vad de hade hemma. Idag är det ofta tvärtom. Det skapar stor förväntan och frustration hos medarbetarna, säger Oscar Berg.

Han gör en liknelse med dålig stadsplanering.

– Bygger man en stad utan att tänka på hur människor ska bo och leva i den försvinner massor av skattepengar till ingen nytta. På samma sätt sjunker produktiviteten istället för att öka hos företag som väljer fel digitala system och verktyg eller utformar dem på fel sätt.

Paradoxen har varit ett faktum i de nordiska länderna sedan slutet av 1970-talet. Ändå sker förhållandevis lite i det digitala landskapet inom såväl näringslivet som i den offentliga sektorn.

– Det som är enkelt att förstå i teorin är inte alltid lika enkelt att omsätta i praktiken. Ett första steg i rätt riktning är förstå att en digital arbetsmiljö behöver vara utformad utifrån en helhetssyn och med användaren i centrum, säger Oscar Berg.

Vårda personalens behov

Vilka digitala verktyg som är rätt för en verksamhet beror på vilka som arbetar där, och vad de ska åstadkomma under sin arbetstid. Kontorsarbetare kan exempelvis behöva smarta system som förenklar kommunikationen internt och med kunder.

Personer som inte arbetar på ett kontor har andra behov – ibland till och med större behov än personer som tillbringar större delen av arbetsdagen vid ett skrivbord.

Vården är ett exempel på en arbetsplats där olika medarbetare arbetar kortare stunder från samma dator och behöver kunna logga in i flera system, ofta med olika inloggningsuppgifter.

– Detta skapar en komplexitet i den digitala arbetsmiljön som försvårar sjukvårdspersonalens dagliga arbete, vilket i sin tur skapar en ineffektivitet inom hela organisationen, säger Oscar Berg.

Insikter som ger aha-upplevelser

Första steget i lösningen är, enligt Oscar Berg, att hänga med i digitaliseringen och vara uppdaterad i de verktyg som personalen använder. Han kallar det första steget för en slags sjukdomsinsikt.

– Tekniken är bara ett verktyg som ger förutsättningar för att medarbetarna ska kunna skapa värde. För att förstå hur dessa digitala verktyg kan användas på bästa sätt behöver företagsledningen ha ett multiperspektiv. Annars finns risken att inköp av nya system gagnar en del av organisationen och försvårar för en annan.

Steg två är att göra en systeminventering. Vilka system finns? Hur används de? Fungerar de bra? Om inte – hur kan de integreras med eller ersättas av andra system?

– Systeminventeringar leder ofta till aha-upplevelser. Inte bara hos ledningen, utan också hos personalen. Till exempel behöver inte e-post vara det smartaste sättet att kommunicera internt, bara för att det används av alla i hela organisationen. Likaså kan intranätet användas på nya sätt med hjälp av ny teknik.

Våga testa nya lösningar

Nästa steg är att våga testa nya lösningar. Process före strategi, råder Oscar Berg.

– Det funkar inte längre att göra en strategi och uppdatera den vart tredje år. Digitaliseringen gör att företag och organisationer behöver kunna justera sin plan på vägen och välja den teknik och de system som ger bäst effekt just nu.

I korta drag handlar förändringen om insikt. Att hänga med i digitaliseringen är inte längre bara en konkurrensfördel, utan en hygienfaktor.

– Överslagsräkningar från det multinationella konsultföretaget McKinsey visar upp emot 40 procent effektivitetsförlust hos företag som sitter fast i de gamla traditionella mötes- och kommunikationsmodellerna, säger Oscar Berg.

Vilka är de största utmaningarna för företag som vill få en bättre digital arbetsplats?

– Att förändra arbetsplatsens kultur samt skapa en förståelse för den förändring som krävs i hela organisationen – från ledning till övrig personal. Det behövs en gemensam vision för att alla ska kunna arbeta mot samma mål.

– Det är också en utmaning att behålla fokus på användarna och inte tro att ett system kan lösa alla problem, samt att våga investera i förändringen. Arbetet med att hitta smartare arbetssätt är ofta en kostnad i början, men som betalar tillbaka sig ganska fort.

Är "molnet" lösningen på allt?

– Inte allt, men molnlösningar kan göra arbetsplatsen mer flexibel och mer effektiv. Dagens arbetsplats behöver inte längre vara en organisatorisk enhet eller fysisk plats. Att ha allt under samma tak var länge det mest effektiva sättet att arbeta, men det stämmer inte längre för en del branscher.

Hur ser framtidens digitala arbetsplats ut?

– Mer mobil, mer flexibel och mer attraktiv att jobba i. Kommande generationer kommer att ha större krav på en väl fungerande och attraktiv digital arbetsplats. Deras kompetenser, kunskap och behov kommer att förändras i takt med den tekniska utvecklingen. Detta paradigmskifte behöver företag förhålla sig till om de vill vara konkurrenskraftiga och attrahera bra arbetskraft.

– Nystartade företag har ofta helt andra digitala förutsättningar än äldre företag. Genom att skapa en bra digital arbetsplats från början, kanske med olika molnlösningar, kan de snabbt hänga med i de digitala förändringarna. Men även äldre företag kan göra denna digitala förflyttning om de skiftar fokus.

Vilka anställda behövs?

– Folk som värderar att arbeta smart och som förstår den tekniska kunskapen och hur den kan användas för att effektivisera arbetet. För att göra en metafor: Det räcker inte att kunna söka på Google, man behöver även förstå vikten av källkritik för att kunna använda söktjänsten på rätt sätt.

Digitaliserade så in i Norden?

Nordiska marknadsavdelningar ligger inte så långt fram i den digitala utvecklingen som man kan tro. En nyligen gjord rapport från Google och Boston Consulting Group visar tvärtom att de nordiska länderna sackar efter när det gäller att anpassa företaget och organisationen för de digitala utmaningarna.

Rapporten baseras på studien "Talent Revolution" där bland annat nordiska företag och anställda deltagit. I studien svarar många nordiska marknadsförare att de saknar medel för att nå ut till kunderna, i synnerhet i de mobila kanalerna. 26 procent av de som deltog i studien uppgav att deras arbetsgivare inte vet hur företaget kan använda sig av data för att göra bättre mobilanpassade kampanjer.

Endast 20 procent tyckte att företaget använder sig av positionsdata på ett tillfredsställande sätt. Det utrycks även ett missnöje över den digitala utvecklingen och utbildningsmöjligheterna på arbetsplatserna. Däremot visar studien att cheferna anser sig ha en högre digital förmåga än sina anställda.