Krav på e-faktura inom hela EU

Sedan 1 april 2019 måste alla myndigheter inom EU kunna ta emot elektroniska fakturor från sina leverantörer. Här i Norden har länderna kommit olika långt i den digitala omställningen.

Kravet på en gemensam standard för fakturor kommer från EU och ska införas i hela unionen. Skälen är framförallt ekonomiska, men även miljöhänsyn och myndigheters ansvar att driva på den digitala utvecklingen har spelat in.

Danmark är det nordiska land som har kommit längst i den digitala omställningen. Här är mer än 99 procent av fakturorna till offentlig sektor digitala sedan flera år tillbaka. Danmark lagstiftade om e-faktura redan 2005 och det nya EU-direktivet innebär därför främst att fakturaformaten anpassas efter den nya standarden.

Finland har haft obligatorisk e-fakturering sedan 2010 och staten har idag en faktureringsgrad på över 80 procent. 

Även Norge ligger långt fram i digitaliseringsprocessen och har anammat den europeiska standarden, även om man inte är med i EU. Den norska lagen trädde i kraft 2011.

Den 1 april 2019 är det Sveriges tur. Då ska lagen som följer på EU-direktivet vara införd. Under en sjuårsperiod förväntas samhället spara 1,4 miljarder.

Sverige på efterkälken

Antalet företag som levererar varor och tjänster till svensk offentlig sektor uppskattas till drygt 250 000 företag. 

Den digitala faktureringen är idag 67 procent inom statliga verksamheter. Cirka 30 av Sveriges 200 statliga myndigheter har en e-faktureringsgrad på under 20 procent. 

Men undantag finns, vissa myndigheter är betydligt längre fram än andra. Det berättar Anderz Petersson, projektledare på DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, som har fått den svenska regeringens uppdrag att se till att den nya lagen genomförs och efterföljs. 

Han nämner Ekobrottsmyndigheten som ett exempel på myndighet som redan idag använder e-faktura till över 80 procent. 

– Och en som spottat upp sig rejält är Arbetsförmedlingen. De har påverkat sina nyckeltal mycket på bara ett halvårs tid när det gäller e-handelsarbete, säger Anderz Petersson. 

Tuffare än direktivet

EU-direktiv implementeras genom lagar i respektive EU-land och kan därför få lite olika utformning. Både den svenska och den danska regeringen har valt snäppet tuffare skrivningar än direktivet på två punkter.

För det första finns ingen lägre beloppsgräns utan lagen omfattar samtliga transaktioner till och från myndigheter. Detta för att effekten av omställningen ska bli så stor som möjligt.

För det andra blir inte bara myndigheterna skyldiga att ta emot e-faktura, utan leverantörerna blir också skyldiga att utfärda dem. En skrivning som sätter extra press på leverantörerna. 

I Finland tvingas inte leverantörerna skicka e-faktura till den offentliga sektorn – men den offentliga sektorn ska kunna ta emot dem, i enlighet med EU-direktivet. Finland är däremot på väg att lagstadga rätten att kräva e-fakturering från en privat näringsidkare till en annan. 

Flera format möjliga

I Sverige ska alla statliga mottagare av fakturor finnas nåbara i PEPPOL sedan den 1 november 2018, enligt föreskrifter från DIGG. PEPPOL är ett standardiserat format för offentlig e-handel inom EU. För leverantörer finns fler möjliga format, så länge de håller sig till den nya gemensamma EU-standarden. 

Även Norge har anammat PEPPOL som mottagningsprincip för offentlig sektor och det används nu även företag emellan. DIGG spår att det är ett tänkbart scenario även i Sverige, att det format som myndigheterna använder sprider sig till den privata sektorn.

 

”Vi hjälper till att ställa om”

Det nya e-fakturaformatet finns inbyggt i PostNord Strålfors Omnichannellösning. 
– Vi vill hjälpa till så att våra kunder klarar omställningen i tid, säger Tom Rapaport, säljansvarig för B2B på PostNord Strålfors.

Myndigheterna är generellt sett bättre förberedda på de nya fakturaregler som börjar gälla i april 2019. Lite värre ställt är det med leverantörerna. 

Tack vare Omnichannel blir det väldigt lätt för kunden att anpassa sig till det nya fakturakravet. 

– Här finns viss okunskap, säger Tom Rapaport och berättar att PostNord Strålfors tar kontakt med sina kunder och ser till att de har allt som krävs när lagen träder i kraft. Hemsida och annat informationsmaterial är också förberett för den som vill söka information. 

PostNord Strålfors erbjuder sina kunder en Omnichannellösning, där e-faktura i de nya lagstiftade formaten är ett av flera tillgängliga alternativ. 

– Tack vare Omnichannel blir det väldigt lätt för kunden att anpassa sig till det nya fakturakravet. 

Danmark, Norge och Finland har redan lagstiftat om e-faktura och har kommit betydligt längre än Sverige i den digitala omställningen. Men Tom Rapaport tror att det kommer att gå fort i Sverige nu. 

– Många i branschen har undrat varför omställningen inte kommit tidigare, tekniken har ju funnits länge. Och svaret är väl att det inte har prioriterats, för att det inte har krävts. Men det gör det nu.

Kravet på e-faktura kommer att driva på digitaliseringen i stort.

Och även om övriga nordiska länder har varit tidiga med lagstiftning har implementeringen tagit lite tid. I Sverige är det tvärtom, är Tom Rapaports uppfattning. Där kan besluten dröja, men när de väl är fattade ställer svenskarna om snabbt. 

Han tror att de nya kraven på myndigheterna och deras leverantörer kommer att spilla över på resten av näringslivet. Det är en tendens som märkts i både Finland och Norge. Redan idag finns e-faktura i viss mån i svenskt näringsliv och Tom Rapaport tror att det kommer att bli vanligare även företag emellan.

– Kravet på e-faktura kommer att driva på digitaliseringen i stort. Men digitaliseringen driver också sig själv, och den som är väl förberedd har alltid en fördel gentemot den som inte är det. Och vi hjälper våra kunder att förbereda sig.