Finska Trafiksäkerhetsverket, Trafi, har under de senaste åren digitaliserat många av sina tjänster.
– De flesta medborgare vill hantera sina ärenden digitalt. De vill ha lättanvända tjänster som är tillgängliga när de behövs, säger Maaria Toikka som leder utvecklingen och samordningen av Trafis e-tjänster.

I en digitaliserad värld måste företag möta kundernas krav och förväntningar. Detsamma gäller offentliga verksamheter. Maaria Toikka beskriver den egna verksamhetens digitaliseringsresa som ett stort strategiskt steg, där man gått snabbt fram för att hitta lösningar som lever upp till medborgarnas förväntningar. 

– Vi kommunicerar hela tiden med våra användare för att hitta rätt lösningar och vi satsar på unika användarupplevelser, berättar Maaria Toikka.

Det finns också ett antal formella krav där säkerheten är den i särklass viktigaste. Trafi provkör därför samtliga nya tjänster och går igenom alla säkerhetsaspekter innan de lanseras. 

– Det vi sett är att vi framöver också måste vara extra noga med att våra tjänster är tillgängliga för alla användargrupper, säger hon.

Vi vill automatisera våra tjänster så långt som möjligt och hellre använda oss av externa leverantörer som PostNord Strålfors, än att producera själva.

Automatisering och outsourcing

Trafi har en stor skara användare och verksamheten sträcker sig över flera olika områden. Till exempel skickas personliga registerutdrag ut till över en miljon människor i Finland varje år. Det handlar om stora volymer och därför är automatisering och outsourcing av tjänster en viktig del i Trafis digitaliseringsstrategi. 

Registerutdraget skrivs ut på ett särskilt papper som passar för brev med höga säkerhetskrav. Därefter printas personunik information på utdraget, som sedan kuverteras och skickas till rätt adress. 

Utöver registerutdragen, skickas all data från Trafis formulär till PostNord Strålfors för lagring. Man skriver också ut övriga trycksaker, samt har hand om sortering och postleveranser åt Trafi. 

Kari Alahuhta är Account Manager på PostNord Strålfors i Finland. 

– Det är ett stort projekt för Trafi att skicka ut registerutdragen själva. För oss som jobbar med det här varje dag är det enklare, men det är fortfarande ett väldigt stort jobb, säger han.

– Vi vill automatisera våra tjänster så långt som möjligt och hellre använda oss av externa leverantörer som PostNord Strålfors, än att producera själva, berättar Maaria Toikka.

Vi vill vara innovativa och långt fram med våra tjänster så att vi uppnår våra mål.

Trafis strategiska mål är att vara en föregångare bland digitala myndighetstjänster i Finland. Maaria Toikka berättar att man följer såväl den internationella som den nationella utvecklingen samt utnyttjar idéer och insikter från användarna.

– Det är viktigt att lära känna användarna och deras behov, samt planera och utforma tjänsterna så att de är lättillgängliga och enkla att använda, säger Maaria Toikka.

Just nu talas det på flera håll om att få så mycket av kommunikation och tjänster som möjligt i mobilen.

– Allt blir enklare för slutanvändarna den dagen man får allt man behöver i mobilen, säger Kari Alahuhta.

Det kommer alltid att finnas nya utmaningar, världen är aldrig färdig.

Maaria Toikka berättar att när någon ansöker om körkort i Finland, så måste ett utdrag från Patientdataarkivet bifogas som visar aktuellt hälsotillstånd. Detta hanteras numera enkelt och -integrerat via de digitala Kanta-tjänsterna, som alla medborgare har tillgång till.

– Vi vill vara innovativa och långt fram med våra tjänster så att vi uppnår våra mål. 

För att ta körkortsprocessen som exempel igen: när den nyligen överfördes från Polisen till Trafi, blev processen helt digital och automatiserad – från början till slut.

– Men vägen till total digitalisering är lång och egentligen tar den aldrig slut, säger Maaria Toikka och fortsätter: 

– Världen förändras hela tiden och nya tjänster utvecklas varje dag runtom i världen. Detta samtidigt som Trafi också förändras hela tiden. Det kommer alltid att finnas nya utmaningar, världen är aldrig färdig.

Så, hur kommer Trafi att se ut om fem år?

– När jag tänker på de stora utmaningarna vi har, tror jag att vi om fem år har moderniserat våra elektroniska tjänster så mycket att de är fullt ut kostnadseffektiva och att användarupplevelsen är bra och konsekvent, säger Maaria Toikka efter en stunds eftertanke.