Allt fler ekonomiavdelningar automatiserar verksamheten för att öka produktiviteten och skapa mer tid över för medarbetarna att utföra värdeskapande aktiviteter. Trots detta läggs fortfarande många timmar på manuell felhantering av fakturor. Det är både kostsamt och tidskrävande. Nu har PostNord Strålfors lanserat en ny valideringstjänst som effektivt hjälper dig rätta elektroniska dokument.
I dag är många ekonomifunktioner inne på en digitaliseringsresa som innebär att de byter ut gamla affärssystem och inför nya automatiserade processer.
Det är framför allt processer med stora volymer och en hög grad av handpåläggning som genom automatisering kan spara mycket tid åt ekonomiavdelningen. Det vanligaste är att automatisera uppgifter som utförs på rutin och som kanske stannar upp när någon är borta, eller processer som upprepas med jämnt intervall. Det kan också handla om uppgifter som måste skrivas in på olika ställen, något som lätt kan generera administrativa fel som sedan måste korrigeras.
Genom automatiseringen uppnås ofta högre produktivitet, färre fel i arbetet och högre kvalitet i arbetsvardagen.
Många skäl bakom automatisering
Men syftet med automatiseringen är inte att dra ner på personal och i stället låta robotar göra jobbet. Nej, ekonomernas jobb kommer inte att försvinna, däremot är målet att de ska få mer tid över för värdeskapande aktiviteter. Det handlar helt enkelt om att använda resurserna mer effektivt.
Allt detta sammantaget ger lägre kostnader och bidrar till att göra företaget till en attraktivare arbetsgivare. Medarbetarna på ekonomiavdelningen slipper i högre grad de repetitiva uppgifterna och får i stället möjlighet att jobba mer proaktivt med uppgifter som ligger närmare verksamheten.
–Genom att göra en automatisk validering ökar kännedomen om vad som är fel i fakturan allt eftersom. Detta kan minska andelen manuellt rättade fakturor markant, med upp mot 70 procent.
Manuell hantering trots automatisering
Stefan Winbo, Produktchef för EDI på PostNord Strålfors
En vanlig funktion att automatisera är inkommande leverantörsfakturor. Tanken är att fakturorna ska godkännas automatisk och passera rakt in i affärssystemet utan någon manuell hantering. Något som inte alltid går så smidigt som man önskar eftersom fakturorna kan innehålla både tekniska fel och innehållsfel.
– Förutom att fakturan då måste rättas manuellt, behöver medarbetaren ta kontakt med leverantören och berätta vad som är fel. Tyvärr är det inte alltid lätt för att se på fakturan vad som är fel, säger Stefan Winbo Nordisk Produktchef på PostNord Strålfors.
Konsekvensen blir att de manuella rättningarna fortsätter, fakturan riskerar att falla mellan stolarna, påminnelser uteblir. Detta tar en massa resurser både för mottagare och avsändare och är både tidsödande och kostsamt.
Ny valideringstjänst minskar administration
PostNord Strålfors har gjort beräkningar som visar att det finns stora kostnadsbesparingar att göra genom att minska andelen manuellt felhanterade fakturor.
Nu lanseras tjänsten Data Enhancement Services (DES), en automatisk valideringstjänst som rationaliserar bort en betydande mängd administration och manuell hantering.
Med hjälp av DES kan ekonomiavdelningen få hjälp med att validera det inkommande flödet av fakturor samt med de rättningar som krävs.
– Vi rensar bort både tekniska fel och rena innehållsfel. Vi ansvarar också för att ge professionell återkoppling till leverantören och förklarar vad de måste åtgärda i fakturan för att den ska gå igenom smidigt. Detta innebär att de företag som är anslutna till tjänsten får omedelbart effekt. Det blir mindre manuellt arbete och de slipper den svåra kommunikationen med leverantörer, säger Stefan Winbo och fortsätter:
–Genom att göra en automatisk validering ökar kännedomen om vad som är fel i fakturan allt eftersom. Detta kan minska andelen manuellt rättade fakturor markant, med upp mot 70 procent.
– Det spar mycket tid och pengar. Dessutom kan ekonomichefen använda sina resurser i enlighet med målsättningen de hade när digitaliseringsresan påbörjades, säger Stefan Winbo.
Vad krävs då för att komma i gång med tjänsten?
Egentligen ingenting. DES är en plug and pay tjänst som enkelt kan integreras i befintliga affärssystem. Organisationen behöver inte heller tidigare vara kund hos PostNord Strålfors för att kunna ansluta sig. Stefan Winbo tycker dock att det finns vissa fördelar med att inleda samarbetet med en workshop.
– Då kan vi analysera vilka utmaningar som finns, få en förståelse för problemen, vad som behöver prioriteras och fixas för att systemet ska fungera felfritt.
Effekten med tjänsten låter inte vänta på sig. Medarbetarna får inte bara bra koll på fakturorna och bättre kommunikation med leverantörerna som lämnar in rätt dokument med färre fel – de får också mer tid över för att arbeta mer proaktivt med uppgifter som ligger närmare verksamheten.
– Det spar mycket tid och pengar. Dessutom kan ekonomichefen använda sina resurser i enlighet med målsättningen de hade när digitaliseringsresan påbörjades, säger Stefan Winbo.
Lägger din personal också ner för många timmar på manuell felhantering av fakturor? Med PostNord Strålfors nya tjänst rationaliserar ni bort en betydande mängd fel. Kontakta oss så hjälper vi dig komma igång!
+46 (0)76 881 20 51
jeanette.wittgren@stralfors.se
