Effektivare fakturahantering med EDI
Tack vare PostNord Strålfors EDI-tjänst kan Arbetsförmedlingen enkelt utbyta elektroniska meddelanden med sina 6 000 leverantörer – oavsett vilket system de använder sig av och var i världen de befinner sig.
Företaget
Arbetsförmedlingen är en statlig verksamhet med uppdrag att bidra till en välfungerande arbetsmarknad. Det är också Sveriges största förmedlare av jobb. Det finns idag 280 arbetsförmedlingar över hela landet och alla tjänster är avgiftsfria.
Utmaningen
Att digitaliseringen förändrat arbetet på svenska myndigheter är något som inte minst Arbetsförmedlingen märkt av. Fler och fler av medborgarnas ärenden hanteras i dag på nätet. Det har lett till att de fysiska mötena har minskat liksom pappershanteringen, på ekonomiavdelningen syns inte längre några backar med fakturor.
– Fram till 2008 fanns det administrativ personal på 24 länsarbetsnämnder som knappade in uppgifter från leverantörernas fakturor. I dag har merparten av pappersfakturorna ersatts av elektroniska, berättar Bengt Wahlin, projektledare på Arbetsförmedlingen.
– Hela myndigheten strävar efter automatisering och effektivisering.
Lösningen
2016 bestämde Arbetsförmedlingen sig för att lägga ut en ny upphandling för EDI-tjänster. De började se sig om efter en partner som på ett säkert sätt kunde hantera en halv miljon meddelanden som i olika format skickades till och från deras 6 000 leverantörer – varje år.
PostNord Strålfors var det företag som bäst levde upp till de tekniska specifikationerna och samtidigt erbjöd lägst pris.
Arbetsförmedlingen har inte bara ett stort antal leverantörer – det är också företag med olika storlek, förutsättningar och kommunikationslösningar.
– Det är komplext med olika meddelandetyper. Informationen kan behöva anpassas till olika standarder och kundunika format, säger Stanislaw Skowron, Enhetschef på Utveckling & Förvaltning.
En fördel med PostNord Strålfors EDI-tjänst är att det går det att nå alla handelspartners, oavsett var i världen de befinner sig eller vilken standard de använder.
Till dem som inte redan hade någon egen lösning för e-handel eller e-fakturering erbjuder Arbetsförmedlingen kostnadsfritt en webbaserad leverantörsportal via PostNord Strålfors.
– Där kan företagen lägga in sina uppgifter och vi kan e-handla eller få fakturan elektroniskt, säger Bengt Wahlin. Inför övergången till PostNord Strålfors system kände han en viss oro för hur det skulle gå.
– Det är lite som en hjärttransplantation att byta från system X till system Y samtidigt som allt ska funka.
När man har en verksamhet som inte går att pausa så krävs det att det inte uppstår några hinder på vägen. Nu har han pustat ut. Allt gick bra.
Bengt Wahlin beskriver samarbetsklimat som prestigelöst och lösningsinriktat.
– PostNord Strålfors var väldigt måna om att leverera bra kvalitet.
Resultatet
Kontinuerliga satsningar på EDI och e-faktura har lett till en effektivisering av arbetet på ekonomiavdelningen.
– Det har blivit lättare att beställa av rätt leverantörer. Nu håller vi oss till dem vi har avtal med. Vi har fått bättre kontroll och bättre priser, säger Stanislaw Skowron.
Myndighetens ambitioner har inte gått obemärkt förbi. Arbetsförmedlingen har utnämnts till årets e-handelsmyndighet två år i rad, 2018 och 2019. Läs mer om utmärkelsen.
Framtiden
Den digitaliseringsprocess Arbetsförmedlingen genomfört har lagt en god grund för att fortsätta leverera på en hög nivå.
– Vi fortsätter att hela tiden sträva framåt med hjälp av tekniken, säger Bengt Wahlin.