Samarbetet med PostNord Strålfors har inneburit minskad administration, bättre kassaflöde och oväntade möjligheter både att möta kunderna och konkurrera med andra företag.
Företaget
Kraftringen Energi AB är ett kommunägt energiföretag med drygt 500 anställda och sin hemmamarknad i fyra skånska kommuner – Lund, Lomma, Eslöv och Höör. Företaget levererar el, värme, kyla, gas, fiber, entreprenad och andra energirelaterade tjänster till totalt omkring 260 000 kunder.
Utmaningen
Varje månad skickar Kraftringen ut omkring 100 000 fakturor. När avtalet med den tidigare utskriftsleverantören gick ut, vann PostNord Strålfors den nya upphandlingen.
Kraftringen sökte en leverantör som kunde utforma en fakturalayout, som ser likadan ut oavsett om kunden får fakturan digitalt eller på papper. Samma layout ska dessutom lagras i arkivet, så att kundtjänsten lätt kan vara behjälplig när kunder har frågor.
Kraftringen ställde krav på ökad insyn i hanteringen, mer digitalisering och automatisering. Dessutom ville man ha hjälp med att öka andelen digitalt distribuerade fakturor.
– Vi äger utformningen av individualiserade budskap på fakturan. Det är ett jättekliv, säger Erik de la Motte, avdelningschef för Fakturering på Kraftringen.
Lösningen
Den stora skillnaden jämfört med tidigare är att nu sker all kontroll och uppföljning av faktureringen på en och samma plattform. De som arbetar med fakturahanteringen behöver inte längre hålla koll på mejl som går fram och tillbaka med ändringar och korrektur. Dessutom kan hela flödet följas i realtid. Det går också enkelt att lägga in budskap och erbjudanden som anpassas till kunden.
– Vi äger utformningen av individualiserade budskap på fakturan. Det är ett jättekliv, säger Erik de la Motte, avdelningschef för Fakturering på Kraftringen.
Kraftringen är mitt i arbetet med att öka andelen digitala fakturor. Idag är 53 procent av fakturorna digitala i någon form. Erik de la Mottes ambition är att nå upp till 65 procent.
Energibolag har en extra utmaning i övergången från papper till digitalt, eftersom de inte får lov att ta betalt för pappersfakturor. Det enda de kan locka med är att digitala fakturor erbjuder något extra för kunden, ett mervärde.
Här är PostNord Strålfors lösningar inom Omnichannel till stor hjälp, säger Erik de la Motte. Fakturan presenteras i den plattform som passar kunden, oavsett om det är dator eller smartphone. Möjligheterna med individanpassade budskap, information och erbjudanden inom ramen för dynamisk faktura lockar. Under året ska den lösningen vara igång.
Resultatet
Det nya arbetssättet innebär mycket mindre dialog i varje steg, en snabbare och mer flexibel process. Faktureringen kan ske med tätare intervall och med färre fel. Kassaflödet har blivit bättre.
– Vi fick så mycket mer än vi hade förväntat oss! Vi har fått fler idéer och en större palettav lösningar för våra behov, än vad vi räknade med, säger Erik de la Motte.
Under de tre månader som det nya systemet varit igång har en del anpassningar behövt göras, allt fungerar inte klockrent riktigt än.
– Fördelen med PostNord Strålfors är att det är en stor organisation, med många kunder. De har sett de flesta märkligheter redan. Det gör att de snabbt kan hitta lösningar på problem som uppstår. Det känns tryggt.
Framtiden
Vad Erik de la Motte inte insåg när upphandlingen gjordes, är att han har fått ett nytt verktyg i konkurrensen med andra elbolag. Den anpassade fakturan och den stora bredden av betalmöjligheter kan attrahera kunder som inte enbart jagar lägsta pris. En konkurrensfördel som han ser fram emot att utveckla.
– Kraftringen kommer som kommunägt bolag aldrig att kunna vara billigast. Vi har andra krav på oss och en annan affärsidé. Men Strålfors har gett oss, utan att jag visste om det, en möjlighet till ökad konkurrens. Det är skithäftigt!
