Dagligt bröd ger många transaktioner

Att sälja en så viktig basvara som bröd på flera olika marknader för med sig en enorm mängd dagliga affärstransaktioner och stora mängder fakturor.
– Konsumenterna vill ju ha så färskt bröd som möjligt. Helst ska det vara bakat samma dag, säger Jacob Malmros som ansvarar för affärssystemet och EDI-integration hos svenska bageriföretaget Pågen.

Företaget

Pågen är Sveriges ledande bageriföretag och omsätter 3 miljarder svenska kronor. Det är också på hemmamarknaden som de är störst, men de har också en stark närvaro i de nordiska grannländerna, inte minst i Danmark, där Pågen mer eller mindre är synonymt med kanelgiffeln. Pågen AB är ett familjeföretag som har funnits sedan 1878.

Företaget har totalt 1400 medarbetare och två bagerier i Malmö och Göteborg. Idag förser Pågen hela Europa med bröd och andra bakverk. De internationellt mest kända produkterna är Gifflar och Krisprolls. På hemmaplan är LingonGrova, Sveriges mest sålda bröd, välkänt för de flesta.

Utmaningen

Pågen tar emot en stor del av sina leverantörsfakturor via EDI. Mot vissa kunder kör Pågen också bankbetalningsfiler.

– Vi har riktigt stora transaktionsmängder. Så mycket som 125 000 fakturarader hanteras varje dag i Sverige. Och det är som sagt korta tider från order till leverans, säger Jacob Malmros och förklarar:

– Vi har ofta snabba förändringar i artikelvolymer som beror på tillfälliga kampanjer eller liknande.

Lösningen

Pågen AB använder PostNord Strålfors som operatör för all EDI-kommunikation. All meddelandehantering som rör kundflöden går också den vägen. Genom EDI-systemet passerar dessutom många andra meddelanden. Det kan vara allt från prislistor och ordererkännanden till leveransaviseringar och kontrollmeddelanden.

PostNord Strålfors hjälper även till med mappning av vissa flöden.

– Vi skickar ett filformat till PostNord Strålfors, som sedan mappar om till respektive format hos mottagaren, säger Jacob Malmros som ser loggningen av all kommunikation som en annan fördel.

– Vi kan följa alla meddelanden via en portal. Och dessutom har vi tillgång till support med hög tillgänglighet. Det är värt mycket, säger han.

Pågen behöver inte heller lägga tid på utskrifter, kuvertering, frankering och utskick av fakturor till de kunder som inte har EDI-koppling. Det sköter också PostNord Strålfors.

Resultatet

I Sverige, som är den största marknaden med flest produkter, sker den huvudsakliga försäljningen via egen säljkår som lägger order och hanterar leveranser och returer ute i butikerna.

– I Danmark och Norge är det annorlunda. Här är EDI nästan en förutsättning för att kunna sälja på butiksnivå. Butikskedjorna inkommer själva med samlade order till grossister, som sedan ser till så att transporterna går ut till butik. Vi har bara en liten säljorganisation här, säger Jacob Malmros.

Ett exempel är alla danska Nettobutiker, som skickar en EDI-fil med order på butiksnivå.
– Vi skickar tillbaka vår orderbekräftelse och faktura centralt. Och sedan hanterar de fördelningen till varje individuell butik, berättar Jacob Malmros.

Med så många olika kunder följer så klart flera system och olika meddelandeformat.
Och det är en av anledningarna till varför Pågen köper EDI-tjänster av PostNord Strålfors.

– De har alla kopplingar vidare mot andra operatörer. På så sätt får vi en säkrare kommunikation och slipper att stå för risken hela vägen.

Framtiden

Pågen använder i stort sett samma EDI-lösning idag som när de först blev kund hos PostNord Strålfors år 1988. Den största förändringen över tid är att antalet printade fakturor minskar och efterfrågan på EDI ökar.

– Det är en naturlig utveckling, idag vill fler ha digitala tjänster, menar Jacob Malmros, som har en pågående diskussion med PostNord Strålfors om automatiserade övervakningsflöden.

– Automatisering är ett sätt att säkra att meddelandeförmedlingen alltid fungerar som den ska, vilket är kärnan i en bra EDI-lösning. Skulle vi behöva hjälp med något har vi dessutom alltid tillgång till PostNord Strålfors tillgängliga support.