Sigtuna kommun är först ut bland Sveriges kommuner att införa digital posthantering.
– Att digitalisera den inkommande posten gör vår hantering både enklare och effektivare, samtidigt som posten blir spårbar, säger Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef vid Sigtuna kommun.
Digitaliseringen påverkar hela samhället och skapar möjligheter för en enklare, öppnare och effektivare offentlig förvaltning. Sigtuna kommun strax norr om Stockholm är inget undantag. Ett av de senaste initiativen i kommunen är att PostNord Strålfors digitaliserar och distribuerar kommunens inkommande post via lösningen Digital Mailroom. Det innebär att fysisk post, oavsett om den är skickad av en invånare, en verksamhet eller någon annan myndighet, direkt hamnar hos rätt mottagare i kommunen.
Behov av snabb och effektiv lösning för hantering av skriftliga ärenden
Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef vid Sigtuna kommun.Sigtuna kommuns ursprungliga postlösning innebar att man var beroende av några få personer inom organisationen som kände till rutinerna för korrekt distribution. Det innebar också att varje medarbetare var tvungen att hämta sin fysiska post på kontoret. Det gjorde systemet sårbart för sjukdom, semestrar och annan frånvaro. En ny administrativ lösning behövdes.
– Vi behövde en snabb och effektiv lösning för hanteringen av skriftliga ärenden från medborgarna. Därför inledde vi ett samarbete med PostNord Strålfors som har erfarenhet av digitalisering av inkommande kommunikation från kommuner i de andra nordiska länderna – både små och stora säger Åsa Otterbjörk.
Automatiserat flöde med hög säkerhet
Kommunikation som kommer in till Sigtuna kommun via post hanteras nu av PostNord Strålfors, som sedan skickar dokumenten vidare digitalt till rätt mottagare för handläggning i ärendehanteringssystemet Artvise.
– Det betyder att vår ärendehantering kan ske på både på den fysiska arbetsplatsen och från hemmakontoret. Det är en stor fördel för oss eftersom, medarbetarna får tillgång till sin inkommande post enkelt och säkert direkt i Artvise, oavsett var de befinner sig fysiskt, säger Åsa Otterbjörk.
Ole Thykær, Nordic Product Manager på PostNord Strålfors.Sigtuna kommun har valt en lösning som digitalt hanterar och fördelar inkommande post – omkring 20 000 brev under ett år. Inledningsvis är det endast den fysiska posten som digitaliseras och distribueras till rätt mottagare, men systemet är förberett för att framöver även kunna ta hand om inkommande e-post och andra digitala kanaler.
– Digital Mailroom-lösningen innebär att inkommande post till Sigtuna kommun levereras till vår anläggning i Rosersberg där posten tas emot, skannas in, konverteras till ett digitalt format och distribueras via ett automatiserat flöde till rätt mottagare via ärendehanteringssystemet Artvise, berättar Ole Thykær som är Nordic Product Manager på PostNord Strålfors.
Vi räknar med att vi kan frigöra ungefär hälften av den arbetstid vi idag lägger på hantering och handläggning av inkommande post, och den framtidiga potentialen för digitaliserade postflöden innebär stora möjliga kostnadsbesparingar för både internpost och utgående post, säger Åsa Otterbjörk.
Flödena förbättras med Machine Learning
Automatiseringen av posthanteringen sköts med en klassisk regelhantering som identifierar vilken typ av post som ska gå till vilken mottagare baserat på exempelvis adressering, avsändare eller nyckelord i texten.
– Vår lösning förbättrar hela tiden graden av automatisering med hjälp av Machine Learning, säger Ole Thykær.
De dokument som av olika anledningar inte kan hanteras med automatik sorterar Sigtuna kommuns registratorer enkelt och säkert via PostNord Strålfors digitala gränssnitt.
Säkerheten är hög. De hos PostNord Strålfors som skannar in kommunens post likställs med en kommunanställd, det vill säga lyder under tystnadsplikt. Sedan januari 2021 finns en ny lag som även inkluderar leverantörer. Den digitala posthanteringen är en personuppgiftshantering och lyder under GDPR.
Halverar tiden för hantering och handläggning av inkommande post
– Vi räknar med att vi kan frigöra ungefär hälften av den arbetstid vi idag lägger på hantering och handläggning av inkommande post. Den framtidiga potentialen för digitaliserade postflöden innebär stora möjliga kostnadsbesparingar för både internpost och utgående post, säger Åsa Otterbjörk och fortsätter:
– Vi har ett stort fokus på digitalisering i Sigtuna kommun och vi valde PostNord Strålfors lösning för att den är flexibel, effektiv och säker. Det blir även stora miljövinster för oss, då vi slipper köra ut fysisk post till våra 140 adresser i kommunen när alla verksamheter kommer åt sin post via ärendehanteringssystemet.
Redan första dagen i produktion med endast ett begränsat antal regler i systemet sorterades 30 procent av den inkommande posten med automatik till rätt mottagare och nu pågår arbetet med att höja den automatiken så mycket som möjligt med målbilden att 80–90 procent automatiskt ska sorteras till rätt mottagare inom några månader.
Dialogen med PostNord Strålfors har fungerat väldigt bra genom hela processen. Vi har fått egna kontaktpersoner som snabbt agerar på våra förfrågningar och hjälpt oss genom hela införandeprojektet, berättar Åsa Otterbjörk.
Stort fokus på informationssäkerhet
– Dialogen med PostNord Strålfors har fungerat väldigt bra genom hela processen. Vi har fått egna kontaktpersoner som snabbt agerar på våra förfrågningar och hjälpt oss genom hela införandeprojektet, berättar Åsa Otterbjörk.
Sigtuna kommun har haft stort fokus på informationssäkerhet och de har lagt ner mycket tid på att säkerställa att den digitala hanteringen uppfyller såväl offentlighets- och sekretesslagstiftning, som GDPR, och säkerhetsskyddslagen.
– Här har PostNord Strålfors varit väldigt tålmodiga och till viss mån även anpassat sin lösning för att tillmötesgå de krav som öppning av post till offentliga verksamheter innebär säger Åsa Otterbjörk.
Kom igång med Digital Mailroom Solutions
Kontakta oss om du vill få tips på hur du kan slippa lägga onödig tid på inkommande kommunikation. Vi har experterna som kan hjälpa dig att minska administration och kostnader.
+46 (0)70 218 52 55
anders.trawen@stralfors.se
