Arkivering
Arkivering innebär att lagra dokument och information på ett strukturerat, sökbart och säkert sätt under en definierad tidsperiod. I en affärskontext handlar arkivering om att bevara fakturor, avtal, korrespondens och andra affärshandlingar i enlighet med lagkrav och interna policyer.
Lagkrav för arkivering
Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation — inklusive fakturor, verifikationer och bokföringsunderlag — bevaras i minst sju år. Dokumenten ska vara tillgängliga och läsbara under hela arkiveringsperioden. Vid digital arkivering ställs krav på att formatet är beständigt och att informationen inte kan förändras i efterhand.
Utöver bokföringslagen kan branschspecifika regelverk ställa ytterligare krav. Inom bank och finans kan arkiveringskraven vara längre, och inom hälso- och sjukvård gäller särskilda regler för patientjournaler.
Digital arkivering (eArkiv)
Digital arkivering ersätter fysiska arkiv med elektroniska lagringsystem där dokument lagras, indexeras och skyddas digitalt. Fördelarna inkluderar omedelbar sökning och åtkomst, minskade lagringskostnader jämfört med fysiska arkiv, automatisk säkerhetskopiering samt enklare regelefterlevnad genom spårbarhet och åtkomstkontroll.
Strålfors eArkiv-lösning lagrar och hanterar dokument digitalt med säker åtkomst och full regelefterlevnad.
Vill du veta mer?
Har du frågor om digital arkivering? Kontakta oss så berättar vi mer.