Digital Mailroom
Digital Mailroom är en lösning som samlar, digitaliserar och distribuerar all inkommande post — både fysisk och digital — i ett samlat elektroniskt flöde. Istället för att fysisk post sorteras manuellt och distribueras internt, skannas och klassificeras den automatiskt och dirigeras till rätt mottagare eller process.
Hur fungerar Digital Mailroom?
Fysisk post tas emot centralt, öppnas, skannas och konverteras till digitala dokument. Tillsammans med inkommande digital post (e-post, e-fakturor, EDI-meddelanden) klassificeras dokumenten med hjälp av automatiserad igenkänning — exempelvis OCR för textutvinning och AI-baserad kategorisering.
Dokumenten dirigeras sedan automatiskt till rätt avdelning, process eller handläggare inom organisationen. Hela flödet är spårbart och sökbart.
Fördelar med Digital Mailroom
Snabbare handläggningstid uppnås genom att post når rätt person direkt istället för att passera via intern distribution. Minskad risk för borttappade dokument elimineras genom digital spårbarhet. Möjlighet till distansarbete skapas eftersom all post finns tillgänglig digitalt. Bättre compliance uppnås genom att alla dokument loggas och arkiveras automatiskt.
Vill du veta mer?
Har du frågor om digital posthantering? Kontakta oss så berättar vi mer.