Elektronisk faktura
Elektronisk faktura (e-faktura) är ett samlingsbegrepp för fakturor som skapas, överförs och tas emot i ett digitalt format. Begreppet omfattar både strukturerade e-fakturor som kan behandlas maskinellt (exempelvis Peppol BIS, EDIFACT, Svefaktura) och enklare digitala format som PDF-fakturor.
Strukturerad vs ostrukturerad elektronisk faktura
En strukturerad elektronisk faktura innehåller data i ett standardiserat, maskinläsbart format. Alla fält — belopp, moms, referensnummer, köpare, säljare — är kodade så att mottagarens system kan läsa in fakturan automatiskt utan manuell hantering. Exempel: Peppol BIS Billing 3, EDIFACT INVOIC.
En ostrukturerad elektronisk faktura, typiskt en PDF, är digital men inte maskinläsbar i samma utsträckning. Mottagaren behöver antingen tolka den manuellt eller använda OCR-teknik för att konvertera den till strukturerad data.
Lagkrav kring elektronisk fakturering
Sedan 2019 är det obligatoriskt för offentlig sektor i Sverige att kunna ta emot elektroniska fakturor enligt den europeiska standarden EN 16931. EU:s e-fakturadirektiv (2014/55/EU) ligger till grund för kravet. Peppol BIS Billing 3 och CII är de två format som uppfyller standarden.
Inom EU pågår även arbete med att utvidga kravet på elektronisk fakturering till B2B-transaktioner, i linje med initiativet ViDA (VAT in the Digital Age).
Vill du veta mer?
Har du frågor om elektronisk fakturering? Kontakta oss så berättar vi mer.