Smartare och smidigare kommunikation med leverantörer och kunder hos Elon

Totalt 900 butiker i Sverige, Norge, Danmark, Finland och Island gör Elon till både Sveriges och Nordens största butikskedja för hemelektronik och vitvaror. Med ett brett erbjudande av produkter från hundratals olika varumärken, en snabbt växande e-handel och en kedja bestående av fria fackhandlare är smidig kommunikation med både underleverantörer och kunder en viktig framgångsfaktor.

Christoffer Östberg, systemansvarig för butiksdatasystem, EDI och ERP på Elon, berättar om företagets resa:

– Nu transformerar vi Elon som företag. För att öka vår konkurrenskraft på nätet vill vi kunna erbjuda våra kunder ett ännu bredare sortiment – ett sortiment som ska vara tillgängligt också för våra butiker. Smidiga inköp och väl fungerande leverantörsrelationer kommer vara avgörande för att vi ska lyckas!

Sommaren 2020 valde Elon därför att ta ett krafttag om digitaliseringen av sin leverantörsdialog.

– Målet är att vi ska kunna kommunicera elektronisk med alla våra leverantörer. En del leverantörer lägger vi löpande väldigt stora ordrar mot. Här har vi i princip alltid en direktkoppling via EDI. Utmaningen har varit att hantera den mängd underleverantörer som är för små för att ha en egen EDI-lösning på plats, där inköpsavdelningen tidigare behövt lägga ordrar helt manuellt, berättar Christoffer.

Med målet att förenkla arbetet och få bättre kontroll på alla underleverantörssamarbeten inleddes ett fördjupat samarbete med PostNord Strålfors.

Leverantörsportalen förenklar dialogen och minskar administration

Med Strålfors hjälp har Elon fått en helt ny leverantörsportal på plats. När en order läggs i portalen får leverantören direkt en notifiering och kan bekräfta ordern med ett ordersvar och senare ett leveransbesked. När det är dags att fakturera gör leverantören det också via portalen varpå fakturan går direkt in i Elons affärssystem.

– Vi ville också få hjälp att modernisera våra olika meddelandetyper. Idag slipper vi hantera alla de olika meddelandeformat som används av våra olika underleverantörer. Oavsett om det handlar om Peppol BIS billing 3, EDIFACT eller Svefaktura så konverteras det till rätt format för oss. Det här gäller både på leverantörs- och kundsidan där vi nu fakturerar våra kunder, butikerna, enkelt och smidigt oavsett i vilket format de vill ha fakturan, förklarar Christoffer.

Att Elon valde just Strålfors som partner på den nya digitaliseringsresan baserades på tidigare samarbete och goda erfarenheter:

Karl-Johan Engfors är Key Account Manager på PostNord Strålfors och har jobbat aktivt tillsammans med Christoffer och kollegor i projektet:

– Samarbetet med Elon är ett bra exempel på hur vi på Strålfors genom en fördjupad dialog och fokuserat arbete utvecklar våra tjänster tillsammans med våra kunder. Leverantörsportalen är framtagen för att på ett enkelt sätt hjälpa företag att digitalisera även sina mindre leverantörer. Här har vi fått möjlighet att lägga till mer funktionalitet och skräddarsy den för att möta Elons specifika behov av att kunna automatisera alla leverantörsflöden.

Snabbare onboarding av nya leverantörer

Fördelarna med ökad digitalisering är många. Med automatiserade flöden i portalen minimeras risken för fel beroende av den mänskliga faktorn. Samtidigt minskar risken för papperssvinn när ordrar, orderbekräftelser, leveransbesked och fakturor blir helt digitala. Genom att automatisera och effektivisera frigörs tid och energi som istället kan läggas på att kvalitetssäkra leveranser och fördjupa leverantörssamarbetet.

– En annan fördel med den leverantörsportalen är att uppstartssträckan att testa nya leverantörer minskar då de enkelt kan kopplas upp via portalen. Vi har många underleverantörer som är ivriga att komma igång med portalen, inte minst de som är nya partners till oss. De ser effektiviseringsfördelar och möjlighet att spara tid genom att inte behöva bifoga en pdf-fil till ett mejl eller skriva ut fakturor på papper utan att i stället kunna hantera all kommunikation smidigt och enkelt i portalen.

– Det händer verkligen supermycket här på Elon nu. Digitaliseringsresan fortsätter och projektet utvecklas längs vägen. Vi lägger till nya meddelandeformat och onboardar successivt både nya leverantörer och kunder. Det är en jättespännande resa som det är väldigt roligt att få vara med på, avslutar Christoffer Östberg.