Med en stor del företagskunder ställs andra krav på flödet i affärskommunikationen än när det handlar om privata kunder. Stefan Winbo, Nordic Product Manager på PostNord Strålfors, uppmanar därför energibranschens aktörer att lägga alla ägg i samma korg för att få ut maximal nytta av att digitalisera och automatisera sina B2B-flöden. Här förklarar han varför!
Stefan Winbo, Produktchef för EDI på PostNord Strålfors
Du som arbetar med fakturering i ett energibolag vet hur mycket tid och resurser hanteringen tar. Enkla digitala lösningar räcker inte för att klara behoven och egenhändigt utvecklade system håller ofta inte måttet.
Så hur gör man då för att effektivisera företagets fakturaflöden och sänka kostnaderna?
– Välj en partner med lång erfarenhet av att arbeta med helhetslösningar inom B2B – då blir ert arbete enklare och belastningen minskar, tipsar Stefan Winbo.
Heltäckande elektronisk lösning för utgående fakturor
Fakturor är en central del i kommunikationen företag emellan samt mellan företag och myndigheter. Det gäller inte minst i energibranschen där många transaktioner sker med stora stegvisa flöden i långa kedjor.
– Bland annat är det sedan 2019 ett krav på att kunna skicka fakturor elektroniskt till offentlig sektor. Men även för företag som idag inte jobbar mot offentliga institutioner är elektroniska fakturor en förutsättning för att skapa flöden som fungerar sömlöst och sparar resurs- och tidsåtgång, säger Stefan Winbo.
Grunden för att lyckas med detta handlar självklart om att bli mer digital, men det är inte hela sanningen.
– Nej, det gäller även att kunna hantera de analoga bitarna och anpassa sig efter mottagarnas specifika behov. Där har vi med vår långa historik på B2B-området en fördel framför andra aktörer eftersom vi kan erbjuda en heltäckande fakturalösning från fysiskt till elektroniskt.
– Välj en partner med lång erfarenhet av att arbeta med helhetslösningar inom B2B – då blir ert arbete enklare och belastningen minskar, tipsar Stefan Winbo.
Sömlös hantering av inkommande leverantörsfakturor förutsätter digitalisering
Inte heller när det handlar om inkommande leverantörsfakturor är digitaliseringen tillräcklig. Automatisering behöver också finnas på plats – och fungera effektivt - för att få ut maximal nytta av sina processer och slippa manuell handpåläggning.
– En vanlig utmaning är att när man har digitaliserat sina inkommande fakturaflöden så visar det sig ibland att referensen man skulle bygga automatiseringen på är felaktig. Den som skickade fakturan har skrivit in fel data – och det kan inget system tolka. Eller om referensen ligger på fel plats – då uppstår det nytt grus i maskineriet, säger Stefan och berättar att det finns lösningar som tar hand om detta:
– Med hjälp av valideringstjänster går det att läsa av de områden som inte stämmer, rätta och sedan återkoppla till leverantören var felet är och korrigera till nästa gång. Trots att många företag tar höjd för denna typ av problem och har rutinerad personal så ödslas massor med tid. Om man exempelvis tar emot 100.000 fakturor per år och det är fem procent fel som tar fem minuter per faktura att åtgärda, då handlar det om tusentals timmar för att lösa problemet manuellt.
Allt samlat på ett och samma ställe
Att digitalisera och automatisera är alltså ett viktigt steg för ett mer sömlöst och mindre resurskrävande B2B-flöde. Men informationen behöver också vara lättillgänglig. Stefan nämner vikten av att lagra all inkommande och utgående kommunikation på ett och samma ställe.
– När man arkiverar inkommande och utgående data digitalt blir det mer effektivt och lättarbetat. Det blir enklare för olika avdelningar att snabbt hitta det de söker, vilket gör att ledtiderna kortas och kundupplevelsen blir bättre.
Kvalitet i kedjans alla led
Stefan hävdar alltså att ett energibolag med många företagskunder bör ta hjälp av Strålfors för hela B2B-flödet och således ”lägga alla ägg i samma korg”.
– Om vi tar hand om alla era B2B-flöden så kan vi hjälpa er att analysera dem och hålla en säker kedja. Vi jobbar kontinuerligt med att flytta över transaktionerna från fysiskt till elektroniskt och säkerställer kvalitet i kedjans alla led.
Vill du lägga dina ägg i en framtidssäkrad korg? Hör av dig till oss och vi återkommer med en analys av dina behov.
+46 (0)76 881 20 51
jeanette.wittgren@stralfors.se
