Lägg alla ägg i samma korg när du digitaliserar din affärskommunikation

Bransch Energi & samhällsservice

Med en stor del företagskunder ställs andra krav på flödet i affärskommunikationen än när det handlar om privata kunder. Stefan Winbo, Nordic Product Manager på PostNord Strålfors, uppmanar därför energibranschens aktörer att lägga alla ägg i samma korg för att få ut maximal nytta av att digitalisera och automatisera sina B2B-flöden. Här förklarar han varför!

Stefan Winbo, Produktchef för EDI på PostNord Strålfors Stefan Winbo, Produktchef för EDI på PostNord Strålfors

Du som arbetar med fakturering i ett energibolag vet hur mycket tid och resurser hanteringen tar. Enkla digitala lösningar räcker inte för att klara behoven och egenhändigt utvecklade system håller ofta inte måttet.

Så hur gör man då för att effektivisera företagets fakturaflöden och sänka kostnaderna?

– Välj en partner med lång erfarenhet av att arbeta med helhetslösningar inom B2B – då blir ert arbete enklare och belastningen minskar, tipsar Stefan Winbo.

Heltäckande elektronisk lösning för utgående fakturor

Fakturor är en central del i kommunikationen företag emellan samt mellan företag och myndigheter. Det gäller inte minst i energibranschen där många transaktioner sker med stora stegvisa flöden i långa kedjor. 

– Bland annat är det sedan 2019 ett krav på att kunna skicka fakturor elektroniskt till offentlig sektor. Men även för företag som idag inte jobbar mot offentliga institutioner är elektroniska fakturor en förutsättning för att skapa flöden som fungerar sömlöst och sparar resurs- och tidsåtgång, säger Stefan Winbo.

Grunden för att lyckas med detta handlar självklart om att bli mer digital, men det är inte hela sanningen.

– Nej, det gäller även att kunna hantera de analoga bitarna och anpassa sig efter mottagarnas specifika behov. Där har vi med vår långa historik på B2B-området en fördel framför andra aktörer eftersom vi kan erbjuda en heltäckande fakturalösning från fysiskt till elektroniskt.

– Välj en partner med lång erfarenhet av att arbeta med helhetslösningar inom B2B – då blir ert arbete enklare och belastningen minskar, tipsar Stefan Winbo.

Sömlös hantering av inkommande leverantörsfakturor förutsätter digitalisering

Inte heller när det handlar om inkommande leverantörsfakturor är digitaliseringen tillräcklig. Automatisering behöver också finnas på plats – och fungera effektivt - för att få ut maximal nytta av sina processer och slippa manuell handpåläggning.

– En vanlig utmaning är att när man har digitaliserat sina inkommande fakturaflöden så visar det sig ibland att referensen man skulle bygga automatiseringen på är felaktig. Den som skickade fakturan har skrivit in fel data – och det kan inget system tolka. Eller om referensen ligger på fel plats – då uppstår det nytt grus i maskineriet, säger Stefan och berättar att det finns lösningar som tar hand om detta:

– Med hjälp av valideringstjänster går det att läsa av de områden som inte stämmer, rätta och sedan återkoppla till leverantören var felet är och korrigera till nästa gång. Trots att många företag tar höjd för denna typ av problem och har rutinerad personal så ödslas massor med tid. Om man exempelvis tar emot 100.000 fakturor per år och det är fem procent fel som tar fem minuter per faktura att åtgärda, då handlar det om tusentals timmar för att lösa problemet manuellt.

Allt samlat på ett och samma ställe

Att digitalisera och automatisera är alltså ett viktigt steg för ett mer sömlöst och mindre resurskrävande B2B-flöde. Men informationen behöver också vara lättillgänglig. Stefan nämner vikten av att lagra all inkommande och utgående kommunikation på ett och samma ställe.

– När man arkiverar inkommande och utgående data digitalt blir det mer effektivt och lättarbetat. Det blir enklare för olika avdelningar att snabbt hitta det de söker, vilket gör att ledtiderna kortas och kundupplevelsen blir bättre.

Kvalitet i kedjans alla led

Stefan hävdar alltså att ett energibolag med många företagskunder bör ta hjälp av Strålfors för hela B2B-flödet och således ”lägga alla ägg i samma korg”.

– Om vi tar hand om alla era B2B-flöden så kan vi hjälpa er att analysera dem och hålla en säker kedja. Vi jobbar kontinuerligt med att flytta över transaktionerna från fysiskt till elektroniskt och säkerställer kvalitet i kedjans alla led.

Jeanette-Wittgren_Cirk-375px_Bg-transp.png
Jeanette Wittgren
Sales Manager, PostNord Strålfors

Vill du lägga dina ägg i en framtidssäkrad korg? Hör av dig till oss och vi återkommer med en analys av dina behov.

+46 (0)76 881 20 51
jeanette.wittgren@stralfors.se

Skicka ett meddelande

Inspiration och fördjupning

B2B-effective-communication_16-9.jpg

Mer effektiv kommunikation B2B

Med 30 års erfarenhet inom e-fakturering säkerställer vi att ert fakturaflöde är effektivt och framtidssäkert. Genom att samla inkommande och utgående företags- och myndighetskommunikation på ett och samma ställe får ni full kontroll, mer effektiva processer och minskar tidskrävande handpåläggning.

Increased-loyalty_16-9.jpg

Ökad kundlojalitet. Minskat kundbortfall.

Låt era kunder själva bestämma hur de vill kommunicera och när och hur de vill betala. Med fler anpassade valmöjligheter ökar ni kundförståelsen – lojalitet och engagemang stärks när information blir till dialog.

Minska kostnaderna med effektiva och automatiserade processer

Minska kostnaderna med effektiva och automatiserade processer

Spara tid, resurser och effektivisera arbetet tvärfunktionellt med smarta lösningar för inkommande och utgående kommunikation. Rätt information till rätt person, vid rätt tidpunkt och i rätt kanal möjliggör en smidigare arbetsmiljö för kundtjänst och en bättre helhetsupplevelse för kunden.

Sustainability_16-9.jpg

Hållbara processer kräver smarta lösningar

De ökade kraven på hållbarhet sträcker sig längre än energi från förnybara källor. Med digitala kommunikationslösningar i framkant lägger vi tillsammans grunden för hållbara interna och externa processer – och ökar medvetenheten hos era kunder. Vi kallar det hållbarhet på djupet!

Energibranschen minskar kostnader

Energibranschen minskar kostnaderna med effektiva lösningar

Tillgänglighet till information är allt och vikten av att förstå kundens resa är mer avgörande än någonsin. Så hur gör du när kraven från kunderna ändras samtidigt som ledningen förväntar sig minskade kostnader? Vet du hur du går vidare? Tillsammans med oss inleder du en resa som gagnar alla inblandade parter.

Tre tips som ökar dialogen med dina kunder

Tre tips som ökar dialogen med dina kunder

Kundkommunikation är en av de viktigaste och mest kritiska faktorerna för att få behålla sina kunder och skapa lojalitet. I en tid med många oroligheter är detta en av de största utmaningarna för aktörer inom energibranschen. Energi- och elförsörjning är en av de hetaste frågorna i dagens samhälle. Men bryr sig kunderna om vem som levererar elen? Är priset den enda faktor som avgör vilken leverantör valet faller på?