eArchive_Hero_3-1.jpg
Marknadstrender IT-säkerhet Dataskydd

eArkiv ger smartare dokumenthantering

Förvarar du företagets viktiga papper på rätt sätt? Med elektronisk lagring försäkrar du dig om att de legala kraven följs samtidigt som bättre struktur skapar ordning i arkiven och leder till snabbare kundservice.

Thomas Otterlund, Product Manager PostNord StrålforsThomas Otterlund
Product Manager PostNord Strålfors
När PostNord Strålfors får frågor om tjänsten eArkiv är det ofta utifrån ett kundtjänstperspektiv. Enkel lagring och sökbara dokument underlättar i dialogen med kunden.

– Det gör det möjligt för kundtjänst att se exakt samma version av fakturan som gick ut till kunden när de svarar på frågor, säger Thomas Otterlund, Product Manager PostNord Strålfors.

Bättre sökbarhet

Istället för att hämta in information från rätt avdelning på företaget finns den omedelbart tillgänglig för alla som är behöriga med full spårbarhet. Och det är en lösning som kontinuerligt uppdateras för att uppfylla de legala kraven, till exempel vad det gäller lagring av personuppgifter.

Företag bör ha funktionalitet för att rensa inbyggd i sina system. Det är till exempel viktigt att ha koll på vilka dokument företaget har rätt att lagra för att inte råka ut för rättsliga följder.

När GDPR-direktivet infördes aktualiserades frågan om vilken information som fanns sparad om kunderna för många företag. Det ger kunden rätt att begära ut den information som finns lagrad om dem och begära att den information som inte måste arkiveras enligt bokföringslagen tas bort.

– Företag bör ha funktionalitet för att rensa inbyggd i sina system. Det är till exempel viktigt att ha koll på vilka dokument företaget har rätt att lagra för att inte råka ut för rättsliga följder, säger Thomas Otterlund.

Hållbar lösning

Det finns även krav på att dokument skall lagras under en viss tid. Till exempel anger bokföringslagen i Sverige att räkenskaper ska sparas i sju år. Det innebär att den digitala lösning som väljs måste vara hållbar också över tid.

Stefan Winbo, Product Manager PostNord StrålforsStefan Winbo, Product Manager PostNord Strålfors– Även om du som kund väljer att lagra dokumenten själv så är det inte säkert att du lagrar rätt version av dokumentet, säger Stefan Winbo.

Kunden kanske lagrar den version som affärssystemet har skapat men därefter kan flera ändringar och tillägg av information ske. Vad många missar är att det är den sista versionen som skall lagras.

Nätverk följer praxis

Som styrelsemedlem i NEA (Nätverket för Elektroniska Affärer) följer PostNord Strålfors Product Manager Stefan Winbo utvecklingen noga.

En arbetsgrupp inom NEA har fördjupat sig i frågan om arkivering av elektroniska fakturor. Efter diskussion om olika scenarier har man tagit fram en typfallslista som nu används av medlemmarna som guide i dialog med kunder.

Smarta funktioner

I PostNord Strålfors eArkiv finns funktionen Life Cycle Management som underlättar kunder att följa både GDPR och lagstiftningskraven. Funktionerna i tjänsten säkerställer att dokument tas bort när de inte behövs längre, persondata lagras på ett säkert sätt och att endast auktoriserad personal har tillgång till uppgifterna.

Läs mer om vår lösning eArkiv

eArchive_Stefan-Winbo_Expertprofil.jpg
Thomas Otterlund
Product Manager, PostNord Strålfors
 
eArchive_Stefan-Winbo_Expertprofil.jpg
Stefan Winbo
Product Manager, PostNord Strålfors
eArchive-hero_3-1.jpg

Kom igång med eArkiv i din verksamhet

Vi hjälper dig hantera både GDPR och lagstiftningskraven samtidigt som smarta funktioner för digital lagring gör det enklare att få kontroll över företagets viktiga dokument.

Kontakta oss Läs mer om vår tjänst eArkiv

Inspiration och fördjupning

Commons_16-9.jpg
Commons_Vasilis-Kostakis_Expert_NY.jpg

Delad kunskap motor för innovation

Digital Commons beskrivs ofta som en digital resurs som är öppen för andra att fritt använda och utveckla, med Wikipedia som ett av de mest kända exemplen. Kunskapsdelning genom Digital Commons ökar också inom medicinsk forskning och smarta städer.

Stefan-Larsson_16-9.jpg

Tillit i digitaliseringens spår

Illegitim användning av personuppgifter och slarv med datasäkerhet har lett till flera stora skandaler de senaste åren. För att inte den digitala ekonomin ska tappa fart behöver företagen slå vakt om konsumenternas förtroende. 

Input-management_16-9.jpg

Input Management

Våra Input Management-lösningar importerar effektivt kommunikation från alla kanaler – fysiska och digitala – för att de sedan ska kunna distribueras i rätt kanal till rätt mottagare.