Förvarar du företagets viktiga papper på rätt sätt? Med elektronisk lagring försäkrar du dig om att de legala kraven följs samtidigt som bättre struktur skapar ordning i arkiven och leder till snabbare kundservice.

Thomas Otterlund
Product Manager PostNord StrålforsNär PostNord Strålfors får frågor om tjänsten eArkiv är det ofta utifrån ett kundtjänstperspektiv. Enkel lagring och sökbara dokument underlättar i dialogen med kunden.

– Det gör det möjligt för kundtjänst att se exakt samma version av fakturan som gick ut till kunden när de svarar på frågor, säger Thomas Otterlund, Product Manager PostNord Strålfors.

Bättre sökbarhet

Istället för att hämta in information från rätt avdelning på företaget finns den omedelbart tillgänglig för alla som är behöriga med full spårbarhet. Och det är en lösning som kontinuerligt uppdateras för att uppfylla de legala kraven, till exempel vad det gäller lagring av personuppgifter.

Företag bör ha funktionalitet för att rensa inbyggd i sina system. Det är till exempel viktigt att ha koll på vilka dokument företaget har rätt att lagra för att inte råka ut för rättsliga följder.

När GDPR-direktivet infördes aktualiserades frågan om vilken information som fanns sparad om kunderna för många företag. Det ger kunden rätt att begära ut den information som finns lagrad om dem och begära att den information som inte måste arkiveras enligt bokföringslagen tas bort.

– Företag bör ha funktionalitet för att rensa inbyggd i sina system. Det är till exempel viktigt att ha koll på vilka dokument företaget har rätt att lagra för att inte råka ut för rättsliga följder, säger Thomas Otterlund.

Hållbar lösning

Det finns även krav på att dokument skall lagras under en viss tid. Till exempel anger bokföringslagen i Sverige att räkenskaper ska sparas i sju år. Det innebär att den digitala lösning som väljs måste vara hållbar också över tid.

Stefan Winbo, Product Manager PostNord Strålfors– Även om du som kund väljer att lagra dokumenten själv så är det inte säkert att du lagrar rätt version av dokumentet, säger Stefan Winbo.

Kunden kanske lagrar den version som affärssystemet har skapat men därefter kan flera ändringar och tillägg av information ske. Vad många missar är att det är den sista versionen som skall lagras.

Nätverk följer praxis

Som styrelsemedlem i NEA (Nätverket för Elektroniska Affärer) följer PostNord Strålfors Product Manager Stefan Winbo utvecklingen noga.

En arbetsgrupp inom NEA har fördjupat sig i frågan om arkivering av elektroniska fakturor. Efter diskussion om olika scenarier har man tagit fram en typfallslista som nu används av medlemmarna som guide i dialog med kunder.

Smarta funktioner

I PostNord Strålfors eArkiv finns funktionen Life Cycle Management som underlättar kunder att följa både GDPR och lagstiftningskraven. Funktionerna i tjänsten säkerställer att dokument tas bort när de inte behövs längre, persondata lagras på ett säkert sätt och att endast auktoriserad personal har tillgång till uppgifterna.

Läs mer om eArkiv som tjänst