Den stora frågan alla ställer sig är hur det blir efter pandemin – kommer vi att fortsätta som vi gör nu, eller går vi snabbt tillbaka till hur det var förr? Det är tydligt att det finns behov av bättre och mer genomtänkta strategier för digitala samarbeten och problemlösning.
– Distansarbete ställer höga krav på korrekt datahantering och säker distribution. Det är också klokt att ta fram digitala strategier för arkivering och säker tillgång till affärskritiska dokument, förklarar Ole Thykær, Nordic Product Manager på PostNord Strålfors.
Ett företag som redan har bestämt sig är streamingjätten Spotify. Den 12 februari i år meddelade de att inget kommer bli som förr. Deras nya program ”Work From Anywhere” lanserades och från sommaren får Spotifys anställda möjlighet att välja helt själva var och hur de vill arbeta.
Idag klarar vi oss utan kontoret – men inte utan den digitala arbetsplatsen.
Oscar Berg, digital strateg och författare
– Genom att arbeta digitalt får du tillgång till större kompetens, säger Oscar Berg, digital strateg på Telia och författare till boken Den digitala arbetsplatsen.
Han tror att fler företag blir tvungna att ta efter Spotify för att vara attraktiva som arbetsgivare. Anställningsort och fasta arbetstider blir mindre och mindre relevant. Det handlar istället om vägar att attrahera talang. Öppnar man ett kontor i en mindre ort kan det vara svårt att hitta den på plats.
Sluta tänka distansarbete
– Jobbet ska göras oavsett var du är, men hur arbetar vi effektivt och smart när vi inte är på samma plats? Därför måste vi tänka på hur vi bäst samarbetar digitalt.
När vi pratar om distansarbete utgår vi från ett gammalt sätt att tänka på arbete, menar Oscar Berg. Idag klarar vi oss utan kontoret – men inte utan den digital arbetsplatsen.
Säkerhet är en annan dimension som ofta tas upp som ett argument för att arbeta från ett fysiskt kontor.
– Är du på kontoret bakom brandväggar är det säkert. Men folk måste ändå gå ut på stan eller resa iväg. Det ställer krav på nya säkerhetslösningar och ett annat säkerhetstänkande. Även på kontoret jobbar du mot molnet och det finns stora fördelar med att göra det och att kunna dela resurser, säger Oscar Berg
Läs hela intervjun med Oscar Berg
Effekten är att alla anställda alltid har tillgång till inkommande förfrågningar, oavsett varifrån de jobbar eller när på dygnet de jobbar.
Ole Thykær, PostNord Strålfors
Hemmakontoret skapar nya utmaningar
Under pandemin har nästan alla arbetat hemifrån och företag världen över har konfronterats med olika typer av utmaningar som normalt sett hanteras i manuella processer på det fysiska kontoret.
– I en digital kontext växer problembilden. Hur skickar du information säkert och enligt regelverket från en person till en annan när båda arbetar hemifrån, förklarar Ole Thykær, Nordic Product Manager på PostNord Strålfors.
Han märker tydligt att företagen är mer positiva till hemarbete idag och tror att många fler kommer att tillåta arbete på distans även efter när pandemin är över. Digitaliseringen suddar ut behovet av permanenta platser och geografiska band.
– Med en av våra lösningar, Digital Mailroom, få du in dina fysiska och elektroniska inputkanaler i en och samma distributionsplattform.
Alla meddelanden som kommer till ditt företag hanteras automatiskt. Fysiska brev, digitala brevlådor och webbportaler läses in och skickas vidare via säkra gränssnitt till rätt mottagare. Lösningen följer gällande lagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning GDPR.
– Vårt system ger tydlig struktur för både hantering och distribution av din kommunikation. Vinsten är att alla anställda alltid har tillgång till alla förfrågningar, oavsett varifrån de jobbar eller när på dygnet de jobbar, säger Ole Thykær.
Han nämner två nyligen genomförda projekt där Digital Mailroom har varit en del av lösningen med att digitalisera hela arbetsplatsen – Telia och Odder kommune i Danmark.
Den digitala hanteringen av inkommande post gör det möjligt för oss att fungera som virtuell organisation också efter pandemin.
Tamara Khaliel, Telia Danmark
Optimerar alla digitala flöden
Telia har som övergripande mål att uppnå optimala kommunikationsflöden, där olika processer interagerar och information stannar av så lite som möjligt.
– Vårt huvudfokus är digitalisering och simplifiering, berättar Tamara Khaliel, Sourcing Manager hos Telia Danmark och fortsätter:
– Det är två år sedan vi påbörjade arbetet med att optimera våra digitala flöden och då ställde vi också om all fysisk post till digital.
Telia Danmark var faktiskt den första privata verksamheten i Norden som använde sig av Digital Mailroom.
– Digital Mailroom hade redan använts länge av offentliga verksamheter som måste hantera stora mängder ärenden. Men med Telia fick också det privata näringslivet upp ögonen för digitalisering av inkommande post, berättar Ole Thykær.
Lösningen hjälpte under pandemin
– Vi har haft stor nytta av lösningen under Covid-19-pandemin. PostNord Strålfors tar emot våra brev och förfrågningar och distribuerar dem digitalt i vår organisation, även till hemmakontoret. Den digitala hanteringen av inkommande post gör det möjligt för oss att fungera som virtuell organisation också efter pandemin, säger Tamara Khaliel.
Lösningen har varit extra bra att ha under pandemin, då vi haft begränsad tillgång till våra fysiska arbetsplatser.
Betina Krogh Bille, Odder kommune
Kommunens ärendehantering på hemmakontoret
Alla förfrågningar som skickas till Odder kommune hanteras av PostNord Strålfors och skickas digitalt till rätt handläggare eller mottagare.
– Det gäller för all e-post till vår huvudadress, vår digitala brevlåda och all vår fysiska post, berättar Betina Krogh Bille på Odder kommune.
– Det betyder i sin tur att vår ärendehantering kan ske på hemmakontoret, eftersom rätt medarbetare får den information hen behöver säkert skickad till sin skärm.
– Lösningen har varit extra bra att ha under pandemin, då vi haft begränsad tillgång till våra fysiska arbetsplatser, säger Betina Krogh Bille.
