Digital Mailroom Solutions

Automatisera och effektivisera hanteringen av all inkommande post – både fysiskt och digitalt.

Koll på post och kommunikation

Optimera er posthantering med en säker och GDPR-anpassad lösning som anpassar sig till era kommunikationsbehov.

Tre anledningar till att välja denna lösning:

- Sänk kostnader och spara tid genom automatiserade arbetsflöden.
- Total kontroll över både fysisk och digital post.
- GDPR-säker för framtidssäker hantering av data.


Mängden data som kommer från elektroniska kanaler, exempelvis e-post, digitala brevlådor och webbportaler, ökar ständigt. Dessutom skapar användningen av nya kommunikationskanaler ytterligare mängder indata som behöver hanteras. För att tillgängliggöra denna data för hela organisationen behöver också den fysiska posten digitaliseras. Ett automatiserat flöde ger många fördelar:

  • Direkta och indirekta tid- och kostnadsbesparingar
  • Full överblick – lättöverskådlig struktur av inkommande kommunikation, totalt och uppdelat per kanal
  • Styr kommunikationen med regelverk enkelt efter dina behov
  • Framtidssäkrad för kommande kommunikationskanaler
  • GDPR efterföljs hela vögen och gör flödet snabbare och säkrare

Automatiserad datahantering

Med Digital Mailroom Solutions hanteras all inkommande post och kommunikation automatiskt. All data från fysiska brev till digitala brevlådor och webbportaler läses in och skickas vidare via säkra gränssnitt till rätt IT-system och rätt mottagare.

Den fysiska kommunikationen skannas in innan informationen tolkas och analyseras automatiskt. Exempelvis identifieras dokumenttyp och relevanta dokumentdata, såsom personnummer och ärendenummer. Även elektronisk kommunikation från bland annat digitala brevlådor och e-post hanteras och analyseras i systemet. Därefter distribueras all den digitala datan via säkra gränssnitt till de IT-system där informationen behövs, via e-post eller ett dokumenthanteringssystem.

Beroende på dina behov finns det olika funktioner och tilläggstjänster i Digital Mailroom Solutions:

  • eDistributiontar emot inkommande kommunikationer, klassificerar och distribuerar den till rätt mottagare. Det ger en säker digital lösning för automatisk intern distribution av dina inkommande meddelanden.
  • Postskanning – digitaliserar, klassificerar och analyserar fysiska brev innan den digitala filen levereras som e-post eller till ett dokumenthanteringssystem.
  • Skanning av formulär – digitaliserar, analyserar och tolkar alla typer av blanketter, enkäter och formulär med intelligent datafångst som känner igen exempelvis kryssrutor, fritext och signaturer.
  • Bildfångst – digitalisering av fysiska brev, och konvertering av digitala bilagor, till bilder som mottagaren själv tolkar.
  • Fysiskt arkiv – tilläggstjänst för lagring av fysiska dokument som skannats in.
  • eArkiv - tilläggstjänst för säker digital lagring som gör informationen lättillgänglig och sökbar.

Ger överblick och sparar resurser

Digital Mailroom Solutions är ett kraftfullt ledningsverktyg som ger en fullständig översikt av all inkommande kommunikation – både totalt och segmenterat för enskilda kanaler. Den automatiska datahanteringen, med enhetliga och effektiva regler för all inkommande kommunikation, minimerar dessutom administrationen. På så sätt kan ni använda era interna resurser bättre.

Hög säkerhet och GDPR-kompabilitet

Digital Mailroom Solutions levererar information med framtidssäkrad teknik via säkra system, som integreras i de dokumenthanteringssystem som du använder. Lösningen är självfallet anpassad efter all gällande lagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Fullt systemintegrerad lösning

Lösningen är fullt integrerad med olika dokumenthanteringssystem, exempelvis:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • ERP (Enterprise Resource Planning)
  • ESDH (Electronic System of Document Handling)
  • Case Handling System
  • E-post
Marie-Engstrom_250x250_Bg-transp.png
Marie Engström
Account Manager, PostNord Strålfors

Kom igång med Digital Mailroom Solutions
Kontakta oss om du vill få tips på hur du kan slippa lägga onödig tid på inkommande kommunikation. Vi har experterna som kan hjälpa dig att minska administration och kostnader.

+46 (0)8 508 830 78
marie.engstrom@stralfors.se

Skicka ett meddelande

Inspiration och fördjupning

Sigtuna-kommun_16-9_3.jpg

Digitalisering av inkommande post halverar handläggningstiden

Sigtuna kommun är först ut bland Sveriges kommuner att införa digital posthantering. – Att digitalisera den inkommande posten gör vår hantering både enklare och effektivare, samtidigt som posten blir spårbar, säger Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef vid Sigtuna kommun.

Odder_16-9.jpg

Odder kommun

Danska Odder har valt att låta PostNord Strålfors digitalisera och distribuera all ingående post. Nu ska antalet meddelanden som skickas fel inom kommunen bli noll.

Scanning-puff-16-9.jpg

Fakturaskanning

Med Fakturaskanning digitaliseras dina inkommande fysiska fakturor. Det förenklar din administration och minimerar kostnaderna.

eArchive-16-9_2.jpg

eArkiv

Med eArkiv kan du lätt lagra all inkommande och utgående fysisk och digital kommunikation, både manuellt och automatiskt. På så sätt minimeras hanteringen av datan. Det ger dig effektivare processer som höjer kundupplevelsen.

Smarta lösningar ger energibranschen hållbar effekt

Energibranschen befinner sig mitt i en transformation. Omställningen mot mer hållbar energi sker samtidigt som fokus på att tillgodose kundernas behov ökar. Läs mer om hur Strålfors smarta kommunikationslösningar, hållbara processer och automatiserade flöden hjälper en bransch i ständig utveckling.

Strålfors & energibranschen