Med uppstyrda och dokumenterade processer får du koll på all din kommunikation. Det eliminerar tidskrävande och kostsam administration.

Mängden data som kommer från elektroniska kanaler, exempelvis e-post, digitala brevlådor och webbportaler, ökar ständigt. Dessutom skapar användningen av nya kommunikationskanaler ytterligare mängder indata som behöver hanteras. För att tillgängliggöra denna data för hela organisationen behövs den fysiska kommunikationen digitaliseras.

Automatiserad datahantering

Med Digital Mailroom Solutions hanteras all inkommande kommunikation automatiskt. Data från allt från fysiska brev till digitala brevlådor och webbportaler läses in och skickas vidare via säkra gränssnitt till rätt IT-system och till rätt mottagare.

Den fysiska kommunikationen prepareras och skannas in innan informationen tolkas och analyseras automatiskt. Exempelvis identifieras dokumenttyp och relevanta dokumentdata, såsom personnummer och ärendenummer. Även elektronisk kommunikation från bland annat digitala brevlådor och e-post hanteras och analyseras i systemet. Därefter distribueras all den digitala datan via säkra gränssnitt till de IT-system där informationen behövs, såsom en e-post-klient eller ett dokumenthanteringssystem.

Beroende på dina behov finns det olika funktioner och tilläggstjänster i Digital Mailroom Solutions:

• eDistribution – tar emot kommunikation, lägger till behövd metadata och levererar den till rätt IT-system och rätt mottagare.
• Post Scanning – digitaliserar, klassificerar och analyserar fysiska brev innan den digitala filen levereras som e-post eller till ett dokumenthanteringssystem.
• Forms Scanning – digitaliserar, analyserar och tolkar alla typer av blanketter, enkäter och formulär med intelligent datafångst som känner igen exempelvis kryssrutor, fritext och signaturer.
• Image Scan – digitalisering av fysiska brev, och konvertering av digitala bilagor, till bilder som mottagaren själv tolkar.
• Physical Archiving – tilläggstjänst för lagring av fysiska dokument som skannats in.
• eArchive - tilläggstjänst för säker digital lagring som gör informationen lättillgänglig och sökbar.

Ger överblick och sparar resurser

Digital Mailroom Solutions är ett kraftfullt ledningsverktyg som ger en fullständig översikt av all inkommande kommunikation – både totalt och segmenterat för enskilda kanaler. Den automatiska datahanteringen, med enhetliga och effektiva regler för all inkommande kommunikation, minimerar dessutom administrationen. På så sätt kan ni använda era interna resurser bättre.

Hög säkerhet och GDPR-kompabilitet

Digital Mailroom Solutions levererar information med framtidssäkrad teknik via säkra system, som integreras i de dokumenthanteringssystem som du använder. Lösningen är självfallet anpassad efter all gällande lagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Fullt systemintegrerad lösning

Lösningen är fullt integrerad med olika dokumenthanteringssystem, exempelvis:

• CRM (Customer Relationship Management)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• ESDH (Electronic System of Document Handling)
• Case Handling System
• E-post