3-1-mailroom-solutions2.jpg

Digital Mailroom Solutions

Automatisera din hantering av all inkommande kommunikation från samtliga kanaler. Det spar enormt mycket administration och minskar kostnaderna.

Koll på kommunikationen

Med uppstyrda och dokumenterade processer får du koll på all din kommunikation. Det eliminerar tidskrävande och kostsam administration.

Mängden data som kommer från elektroniska kanaler, exempelvis e-post, digitala brevlådor och webbportaler, ökar ständigt. Dessutom skapar användningen av nya kommunikationskanaler ytterligare mängder indata som behöver hanteras. För att tillgängliggöra denna data för hela organisationen behöver den fysiska kommunikationen digitaliseras. Och ett automatiserat flöde ger många fördelar:

  • Direkta och indirekta tid- och kostnadsbesparingar
  • Full överblick – lättöverskådlig struktur av inkommande kommunikation, totalt och uppdelat per kanal
  • Styr kommunikationen enkelt efter dina behov
  • Framtidssäkrad för kommande kommunikationskanaler

Automatiserad datahantering

Med Digital Mailroom Solutions hanteras all inkommande kommunikation automatiskt. Data från allt från fysiska brev till digitala brevlådor och webbportaler läses in och skickas vidare via säkra gränssnitt till rätt IT-system och till rätt mottagare.

Den fysiska kommunikationen prepareras och skannas in innan informationen tolkas och analyseras automatiskt. Exempelvis identifieras dokumenttyp och relevanta dokumentdata, såsom personnummer och ärendenummer. Även elektronisk kommunikation från bland annat digitala brevlådor och e-post hanteras och analyseras i systemet. Därefter distribueras all den digitala datan via säkra gränssnitt till de IT-system där informationen behövs, såsom en e-post-klient eller ett dokumenthanteringssystem.

Mailroom Solutions

Beroende på dina behov finns det olika funktioner och tilläggstjänster i Digital Mailroom Solutions:

  • eDistributiontar emot inkommande kommunikationer, klassificerar och distribuerar den till rätt mottagare. Det ger en säker digital lösning för automatisk intern distribution av dina inkommande meddelanden.
  • Postskanning – digitaliserar, klassificerar och analyserar fysiska brev innan den digitala filen levereras som e-post eller till ett dokumenthanteringssystem.
  • Skanning av formulär – digitaliserar, analyserar och tolkar alla typer av blanketter, enkäter och formulär med intelligent datafångst som känner igen exempelvis kryssrutor, fritext och signaturer.
  • Bildfångst – digitalisering av fysiska brev, och konvertering av digitala bilagor, till bilder som mottagaren själv tolkar.
  • Fysiskt arkiv – tilläggstjänst för lagring av fysiska dokument som skannats in.
  • eArkiv - tilläggstjänst för säker digital lagring som gör informationen lättillgänglig och sökbar.

Ger överblick och sparar resurser

Digital Mailroom Solutions är ett kraftfullt ledningsverktyg som ger en fullständig översikt av all inkommande kommunikation – både totalt och segmenterat för enskilda kanaler. Den automatiska datahanteringen, med enhetliga och effektiva regler för all inkommande kommunikation, minimerar dessutom administrationen. På så sätt kan ni använda era interna resurser bättre.

Hög säkerhet och GDPR-kompabilitet

Digital Mailroom Solutions levererar information med framtidssäkrad teknik via säkra system, som integreras i de dokumenthanteringssystem som du använder. Lösningen är självfallet anpassad efter all gällande lagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Fullt systemintegrerad lösning

Lösningen är fullt integrerad med olika dokumenthanteringssystem, exempelvis:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • ERP (Enterprise Resource Planning)
  • ESDH (Electronic System of Document Handling)
  • Case Handling System
  • E-post
Marie-Engstrom_250x250_Bg-transp.png
Marie Engström
Account Manager, PostNord Strålfors

Kom igång med Digital Mailroom Solutions
Kontakta oss om du vill få tips på hur du kan slippa lägga onödig tid på inkommande kommunikation. Vi har experterna som kan hjälpa dig att minska administration och kostnader.

+46 (0)8 508 830 78

Skicka ett meddelande

Inspiration och fördjupning

Sigtuna-kommun_16-9_3.jpg

Digitalisering av inkommande post halverar handläggningstiden

Sigtuna kommun är först ut bland Sveriges kommuner att införa digital posthantering. – Att digitalisera den inkommande posten gör vår hantering både enklare och effektivare, samtidigt som posten blir spårbar, säger Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef vid Sigtuna kommun.

Odder_16-9.jpg

Odder kommun

Danska Odder har valt att låta PostNord Strålfors digitalisera och distribuera all ingående post. Nu ska antalet meddelanden som skickas fel inom kommunen bli noll.

Scanning-puff-16-9.jpg

Fakturaskanning

Med Fakturaskanning digitaliseras dina inkommande fysiska fakturor. Det förenklar din administration och minimerar kostnaderna.

eArchive-16-9_2.jpg

eArkiv

Med eArkiv kan du lätt lagra all inkommande och utgående fysisk och digital kommunikation, både manuellt och automatiskt. På så sätt minimeras hanteringen av datan. Det ger dig effektivare processer som höjer kundupplevelsen.