Koll på post och kommunikation
Genom att digitalisera och automatisera flöden och processer får du koll på all din inkommande post och kommunikation. Det är effektivt, snabb och säkert samtidigt som du eliminerar tidskrävande och kostsam administration.
Mängden data som kommer från elektroniska kanaler, exempelvis e-post, digitala brevlådor och webbportaler, ökar ständigt. Dessutom skapar användningen av nya kommunikationskanaler ytterligare mängder indata som behöver hanteras. För att tillgängliggöra denna data för hela organisationen behöver också den fysiska posten digitaliseras. Ett automatiserat flöde ger många fördelar:
- Direkta och indirekta tid- och kostnadsbesparingar
- Full överblick – lättöverskådlig struktur av inkommande kommunikation, totalt och uppdelat per kanal
- Styr kommunikationen med regelverk enkelt efter dina behov
- Framtidssäkrad för kommande kommunikationskanaler
- GDPR efterföljs hela vögen och gör flödet snabbare och säkrare
Automatiserad datahantering
Med Digital Mailroom Solutions hanteras all inkommande post och kommunikation automatiskt. All data från fysiska brev till digitala brevlådor och webbportaler läses in och skickas vidare via säkra gränssnitt till rätt IT-system och rätt mottagare.
Den fysiska kommunikationen skannas in innan informationen tolkas och analyseras automatiskt. Exempelvis identifieras dokumenttyp och relevanta dokumentdata, såsom personnummer och ärendenummer. Även elektronisk kommunikation från bland annat digitala brevlådor och e-post hanteras och analyseras i systemet. Därefter distribueras all den digitala datan via säkra gränssnitt till de IT-system där informationen behövs, via e-post eller ett dokumenthanteringssystem.
Beroende på dina behov finns det olika funktioner och tilläggstjänster i Digital Mailroom Solutions:
- eDistribution – tar emot inkommande kommunikationer, klassificerar och distribuerar den till rätt mottagare. Det ger en säker digital lösning för automatisk intern distribution av dina inkommande meddelanden.
- Postskanning – digitaliserar, klassificerar och analyserar fysiska brev innan den digitala filen levereras som e-post eller till ett dokumenthanteringssystem.
- Skanning av formulär – digitaliserar, analyserar och tolkar alla typer av blanketter, enkäter och formulär med intelligent datafångst som känner igen exempelvis kryssrutor, fritext och signaturer.
- Bildfångst – digitalisering av fysiska brev, och konvertering av digitala bilagor, till bilder som mottagaren själv tolkar.
- Fysiskt arkiv – tilläggstjänst för lagring av fysiska dokument som skannats in.
- eArkiv - tilläggstjänst för säker digital lagring som gör informationen lättillgänglig och sökbar.
Ger överblick och sparar resurser
Digital Mailroom Solutions är ett kraftfullt ledningsverktyg som ger en fullständig översikt av all inkommande kommunikation – både totalt och segmenterat för enskilda kanaler. Den automatiska datahanteringen, med enhetliga och effektiva regler för all inkommande kommunikation, minimerar dessutom administrationen. På så sätt kan ni använda era interna resurser bättre.
Hög säkerhet och GDPR-kompabilitet
Digital Mailroom Solutions levererar information med framtidssäkrad teknik via säkra system, som integreras i de dokumenthanteringssystem som du använder. Lösningen är självfallet anpassad efter all gällande lagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Fullt systemintegrerad lösning
Lösningen är fullt integrerad med olika dokumenthanteringssystem, exempelvis:
- CRM (Customer Relationship Management)
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- ESDH (Electronic System of Document Handling)
- Case Handling System
- E-post
Kom igång med Digital Mailroom Solutions
Kontakta oss om du vill få tips på hur du kan slippa lägga onödig tid på inkommande kommunikation. Vi har experterna som kan hjälpa dig att minska administration och kostnader.
+46 (0)8 508 830 78
marie.engstrom@stralfors.se
