Många moderna ekonomifunktioner är inne på en digitaliseringsresa där de byter ut sina gamla affärssystem och passar samtidigt på att automatisera sina processer. Några bakomliggande orsaker till detta kan vara att uppnå högre produktivitet, få färre fel i arbetet och bättre kvalitet i arbetsvardagen.
En vanlig process att automatisera är flödet av inkommande leverantörsfakturor. Tanken är att fakturorna ska passera rakt in i affärssystemet utan manuell hantering för att sedan enkelt kunna attesteras. Något som inte alltid går så smidigt som personalen på ekonomiavdelningen önskar.
Tekniska fel eller innehållsfel?
För att gå smidigt genom systemet måste fakturan nämligen vara helt felfri. Tyvärr är det inte alltid så.
Stefan Winbo, Produktchef för EDI på PostNord Strålfors
Allt för ofta innehåller fakturan olika typer av tekniska fel eller rena innehållsfel. Har fakturan ett tekniskt fel kan det innebära att filen har felaktig standard och inte ens går att läsa in i systemet.
Har fakturan ett innehållsfel ser filen ofta bra ut men innehållet är felaktigt. Ett fält kan sakna ett värde, det kan finnas onödiga skräptecken, mellanslag eller stor bokstav på fel ställe.
– Konsekvensen blir att fakturan måste hanteras manuellt i alla fall. CFO:n kan därmed inte använda sina resurser så effektivt som de hade hoppats på när processerna automatiserades och därmed inte heller räkna hem fördelarna med automatiseringssatsningen, säger Stefan Winbo Nordisk Produktchef på PostNord Strålfors.
Samarbete mellan IT och ekonomi viktigt
Ytterligare en utmaning är att företagets IT-avdelning ofta inte är medveten om att ekonomifunktionen har detta problem och att medarbetarna på ekonomifunktionen inte är tillräckligt tekniskt kunniga för att hantera problemet effektivt.
– För att en modern ekonomifunktion ska få ut så mycket som möjligt av automatiseringen är det viktigt att IT och ekonomi samarbetar med varandra. En IT-avdelning måste ha förståelse för hur ekonomiavdelningen arbetar för att kunna lösa deras utmaningar. Det är viktigt att det finns en dialog här emellan, säger Stefan Winbo.
Manuell felhantering – tidsödande och kostsamt
Förutom att ekonomiavdelningens medarbetare måste gå in och rätta de fel som uppstår manuellt, måste de dessutom ta kontakt med de leverantörer som skickade fakturorna och berätta vad som är fel. Men det är inte alltid är lätt för ekonomipersonalen att se vad som ligger bakom att fakturan inte går igenom systemet.
Detta innebär att de manuella rättningarna fortsätter och fakturan riskerar att falla mellan stolarna eftersom det blir oklart vem som har ansvaret för den ursprungliga fakturan. Något som tar en massa resurser i anspråk och blir kostsamt både för mottagare och avsändare, säger Stefan Winbo.
– Om fakturorna skulle valideras automatisk skulle både ekonomiavdelningen och deras leverantörer kunna få bättre koll på fakturorna. Något som ger många värdefulla timmar och mer klirr i kassan, menar Stefan Winbo.
Vad kostar manuell hantering i praktiken?
PostNord Strålfors har gjort beräkningar som visar att det finns stora kostnadsbesparingar att göra genom att minska andelen manuellt felhanterade fakturor.
– När vi frågar företag hur mycket tid de lägger ner på att manuellt hantera en enskild faktura blir svaret oftast 15 minuter. Om 25 procent av de inkommande fakturorna då har någon form av fel blir det många timmar per år som läggs ner i bara rättningar. Denna tid skulle medarbetarna i stället kunna använda till betydligt mer värdeskapande arbetsuppgifter, säger Stefan Winbo.
Genom att göra en automatisk validering kan andelen manuellt rättade fakturor minskas markant, ofta upp mot 70 procent och resurserna därmed användas mer effektivt.
– Om fakturorna skulle valideras automatisk skulle både ekonomiavdelningen och deras leverantörer kunna få bättre koll på fakturorna. Något som ger många värdefulla timmar och mer klirr i kassan, menar Stefan Winbo.
Lägger din ekonomipersonalen ner mycket resurser på manuell felhantering av fakturor? En uträkning som PostNord Strålfors har gjort visar att det finns många tusenlappar att spara på automatisk validering och att andelen manuellt rättade fakturor kan minskas markant. Vi har lösningarna som kan förbättra era processer. Kontakta oss för att diskutera hur ni kan komma igång!
+46 (0)76 881 20 51
jeanette.wittgren@stralfors.se
