Digital faktura - Krav på e-faktura till offentlig sektor

Alla inköp inom offentlig sektor ska från och med 1 april 2019 faktureras med e-faktura enligt en ny europeisk standard. Vi hjälper dig att uppfylla alla krav som ställs på dig som leverantör.

Ladda ner broschyren

E-faktura & Digital faktura

Nu digitaliseras fakturan. Riksdagen har beslutat att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura enligt den nya europeiska standarden. Det innebär att alla leverantörer måste skicka e-fakturor och att alla offentliga organisationer ska kunna ta emot dem. Lagen trädde i kraft 1 april 2019.

Vi är redo att hjälpa gamla och nya kunder att möta de ökade kraven på digitala fakturor. En av de viktigaste förändringarna som inträffade 2019 är en harmonisering av format och standarder för elektronisk fakturering i Europa. EU har utfärdat ett direktiv om krav på e-fakturor vid offentlig upphandling (2014/55/EU) med en gemensam standard. Anledningen till detta är att digitaliseringen inom unionen idag hindras av skillnader i regelverk, format och standarder. Genom att göra administrationen enklare tros man kunna se både en ökad handel och stora samhällsekonomiska och miljömässiga vinster.

Medlemsländerna bestämmer själva hur de implementerar de nya kraven. I Sverige började lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (2018:1277) att gälla den 1 april 2019. Den omfattar alla nya upphandlingar och innebär en successiv infasning. Under en sjuårsperiod räknar den svenska regeringen med att övergången till e-faktura innebär ekonomiska besparingarna för samhället på närmare 1,4 miljarder kronor.

Förändringen kommer att påverka flera av PostNord Strålfors kunder. För att möta kraven behöver:

  • Mottagare inom offentlig sektor säkerställa att de kan ta emot elektroniska fakturor via PEPPOL och i kommande upphandlingar specificera vilka format som gäller
  • Leverantörer till offentlig sektor kontrollera att rätt information finns i fakturafilerna och att fakturor skickas enligt överenskommen standard
  • Både leverantörer och mottagare behöver informera sin personal om den nya lagen

Så här förbereder du dig för att kunna ta emot / skicka digital faktura

Förberedelser för mottagare inom offentlig sektor:

  • Kontrollera att ni kan ta emot elektroniska fakturor via PEPPOL

  • Se till att rätt information är inskriven i kommande upphandlingar

  • Informera personal om den nya lagen 

Föreberedelser för leverantörer till offentlig sektor

  • Säkerställ att rätt information finns i fakturafilerna
  • Kontrollera att dina fakturor skickas enligt överenskommet format
  • Informera personal om den nya lagen 

Tjänsten Leverantörsfaktura B2B löser smidigt kraven i de nordiska länderna.

När trädde den svenska lagen i kraft för e-faktura?

Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (2018:1277) gäller avtal som ingås efter den 1 april 2019. Det innebär att det blir en succesiv övergång där företag med befintliga avtal inte påverkas förrän dessa går ut.

Vem omfattas av den nya lagen?

Alla leverantörer till offentlig sektor, hit räknas myndigheter, kommuner, landsting och regioner, de flesta kommunala, statliga och landstingsägda bolag samt privata företag som är verksamma inom försörjningssektorerna.

Vad innebär den nya europeiska standarden för e-faktura?

Den reglerar affärstermerna i en e-faktura och hur de ska struktureras. Två XML-format/syntaxer kommer att vara godkända: UBL (Universal Business Language) samt Cross Industry Invoice. PostNord Strålfors e-faktura- lösning är uppdaterad för att möta de nya kraven.

Hur ansluter man sig till PEPPOL?

PostNord Strålfors har erbjudit kommunikation via PEPPOL sedan 2012 och löser anslutning för både mottagare och avsändare.

Vad är en digital faktura / e-faktura?

En digital faktura är en e-faktura som skapas och hanteras helt digitalt via ett speciellt datasystem. Det finns också andra fakturor som skapas helt digitalt, som till exempel en PDF-faktura, men till skillnad från sådana fakturor så består en digital faktura av information som enkelt och korrekt blir läst av ett datasystem.

Hur ser en digital faktura ut?

En digital faktura innehåller samma information som en vanlig faktura, bara att den har en annan typ av format jämfört med en faktura som är skapad bara som ett dokument. Så man kan säga att en digital faktura har samma information som en vanlig faktura men är uppbygd med helt andra digitala byggstenar. En digital faktura har också uttrymme för mer information än vad en vanlig faktura har.

Går det bra att skicka pdf-faktura som digital faktura?

Nej. För att en e-faktura ska leva upp till de nya kraven ska det vara möjligt att utfärda, skicka och behandla fakturan i ett elektroniskt form.

Karl-Johan-Engfors_500px_Bg-Grey-WG-1.jpg
Karl-Johan Engfors
Sales Manager

Har du frågor om lagen?
Arbetar du inom offentlig sektor, eller är du leverantör till myndigheter eller kommuner? Kontakta oss så guidar vi dig framåt.

+46 (0)73 07 96 761
karljohan.engfors@stralfors.se

Skicka ett meddelande

Relaterade kundcase, tjänster och fördjupningar

16-9_Tom-Rappaport.jpg

Vi hjälper till att ställa om

Det nya e-fakturaformatet finns inbyggt i PostNord Strålfors Omnichannellösning. – Vi vill hjälpa till så att våra kunder klarar omställningen i tid, säger Tom Rapaport, säljansvarig för B2B på PostNord Strålfors.

Arbetsförmedlingen-1.jpg

Effektivare fakturahantering med EDI

Tack vare PostNord Strålfors EDI-tjänst kan Arbetsförmedlingen enkelt utbyta elektroniska meddelanden med sina 6 000 leverantörer – oavsett vilket system de använder sig av och var i världen de befinner sig.

Eon_16-9.jpg

E.ON är redo för nästa steg

Det har gått riktigt snabbt för digital kundkommunikation att bli det normala för energiföretaget E.ON. – För bara några år sedan var det ett komplement och nu är det precis tvärtom. Det gör det bekvämare för våra kunder och enklare för oss, säger Mikael Bladh, Head of Back Office.

eInvoice-b2b_16-9.jpg

eFaktura B2B

Elektronisk fakturahantering mellan företag är PostNord Strålfors hemmaplan i över 30 år. Vi kan minska din administration, bygga bort felkällor och öppna upp för de möjligheter som kommer av automatisering. För dig som är leverantör till offentlig sektor är den här lösningen perfekt.

16-9_webb-edi.jpg

Webb EDI

Webb EDI är till för dig som vill erbjuda dina leverantörer ett sätt att kommunicera med dig elektroniskt. Vi hjälper dig att erbjuda dina leverantörer en extra service. Fördelarna är många - även för dig.