Allt fler företag väljer att automatisera sina order-, inköp- och ekonomiprocesser i syfte att effektivisera administrationen. Problemet är många gånger att få automatiserade processer att kommunicera med varandra – både internt och externt. En flexibel EDI-lösning kan vara svaret. Stefan Winbo, EDI-expert på PostNord Strålfors, berättar hur du lyckas med implementeringen och vilka vinsterna är.
På de flesta företag och organisationer finns i dag processer för att hantera orderflöden och fakturor. Många har redan - eller är på gång att - automatisera hela beställningsflödet från order och lager till fakturering för att få en bättre överblick över sina transaktioner, minska ledtiderna och förenkla orderhanteringen.
Utmaning med systemanpassningar
Många myndigheter, kommuner och företag upplever att det finns utmaningar med digitaliserade processer. En utmaning är att få de olika systemen för order, lager och fakturering (OLF), att kommunicera med varandra, både internt och med utomstående aktörer, kunder och leverantörer.
Det kan också komma krav från andra - framför allt större kunder - att anpassa sig till olika branschstandarder, nationella standarder, kundunika format eller internationella standardformat.
- Problemet är ofta att många företag och organisationer redan har investerat mycket tid och pengar i sina befintliga system och det kan innebära en stor kostnad att anpassa dessa till nya format, säger Stefan Winbo.
Stefan Winbo, Product Manager på PostNord Strålfors.Många vinster med EDI
Att implementera en flexibel EDI-lösning som är enkel att bygga ut och integrera med andra system kan lösa denna typ av problem. Och det behöver inte innebära en särskilt stor investering. Det beror naturligtvis på val av EDI-lösning.
Ett större projekt med många integrationer till olika affärssystem är mer komplext, medan en mindre lösning inte kräver lika stor insats för att komma i gång, förklarar Stefan Winbo. Han tycker att EDI ska ses som ett affärsdrivande projekt som förtydligar verksamhetens mål och lever vidare över tid.
Enligt Stefan Winbo räknas investeringen snabbt hem i form av den kostnadseffektivitet som uppstår genom automatisering av ordrar, ordersvar, leveransaviseringar och fakturering. - Därför är värdet alltid rejält mycket större än insatsen – och det oavsett lösning, säger han och tillägger:
- De mest påtagliga vinsterna med en EDI-lösning är effektivare hantering av data, färre felkällor och mindre administration. När du inte längre behöver lägga tid på administration kan du ägna mer tid åt värdeskapande uppgifter som utvecklar affären.
Flexibla EDI-lösningar utifrån behov
Var du börjar implementationen av EDI beror på de unika behoven i din organisation och vilka specifika utmaningar och problem ni står inför.
- Är det effektivisering av inkommande order från kunder ni vill komma åt eller är det att säkerställa bättre referensinformation i inkommande e-fakturor som är målet? Det viktigaste är att ha den övergripande planen klar för sig. Att implementera ett mindre EDI-flöde innebär oftast inga stora omställningar eller risker. Det går alltid att börja i liten skala och bygga ut lösningen allt eftersom behoven uppstår, säger Stefan Winbo.
Han understryker samtidigt att det är bra att ha en förståelse för helheten och är också noga med att poängtera att införandet av en EDI-lösning inte bara involverar IT utan hela organisationen – från IT, inköp, ordermottagning till ekonomi och ledning.
- Det är viktigt att förbereda hela verksamheten och bestämma hur företaget eller organisationen strategiskt ska positionera sig. Det är många gånger avgörande för om verksamheten ska kunna utvecklas på rätt sätt inför framtiden, menar Stefan Winbo.
Börja med en behovsanalys
Stefan Winbos tips för en smidig övergång är att välja en leverantör som förstår hela affärsprocessen, som kan navigera genom de vanliga fällorna och implementera och underhålla EDI-lösningen på rätt sätt. Därefter bör du inleda projektet med en behovsanalys:
- Hur ska EDI-lösningen jacka in i er långsiktiga strategi, affärsmål eller andra mål för verksamheten? Fundera också på vad ni vill uppnå med förändringen, samt vilka egna system EDI-lösningen ska integreras med. Genom att identifiera organisationens krav och förutsättningar och sedan översätta dessa mål till praktiska handlingsplaner kommer man en lång bit på vägen. Här hjälper gärna PostNord Strålfors till.
- Vi blir ofta organisationens bollplank när det gäller övergripande frågor som ekonomisk långsiktighet, affärsnytta och strategi, men även i mer operativa frågor som hur vi onboardar nya kunder eller leverantörer bäst. Många företagare är oroliga för att deras EDI-satsning ska påverka affärsrelationen med kunder eller leverantörer. Det behöver de inte vara. Vi har flera lösningar som är enkla att bygga ut och integrera med andra system. Vi tar även ansvar för att denna förflyttning går smidigt, säger Stefan Winbo.
Varför ska ni välja PostNord Strålfors för EDI-tjänster?
- Vi har lång och dokumenterad erfarenhet av service och support samt förståelse för organisatoriska utmaningar och kunskap av komplexa handelsflöden och hur de fungerar i praktiken. Att bara översätta olika format eller rent tekniskt integrera ett system löser inte problemen. Det handlar om att förstå hela handelsflödet. Vi har den kunskapen och vi kan vara ett stöd under processen, från planering, till implementering, onboarding och uppföljning, säger Stefan Winbo.
Att tänka på vid implementering av EDI - 5 tips!
- Var klar över vad du vill uppnå och vilka möjligheter ni vill skapa med EDI.
- Förstå vilken marknad eller bransch ni verkar inom för att välja rätt standard.
- Börja i liten skala i det område där ni har störst utmaningar för mest vinst.
- Gör konkreta planer för hur onboardingen ska gå till – dina kunder eller leverantörer måste hänga med på tåget.
- Välj en leverantör du känner dig trygg med och som du känner förstår organisationens behov och vad ni vill uppnå med er lösning.
Frågor och svar om EDI & EDI-faktura
Vad är EDI?
EDI står för Electronic Data Interchange och är ett standardiserat, elektroniskt och till stora delar automatiserat informationsutbyte av mellan affärssystem. Utbytet av information är formatoberoende, vilket betyder att det kan följa till exempel EDIFACT eller XML.
Vad innebär Webb-EDI?
En lösning där den ena parten (ofta köparen) använder en lösning för EDI-kommunikation (meddelanden som genereras och tas emot direkt i affärssystemet) och den andra parten (ofta leverantören) använder sig av ett webbgränssnitt för att skicka affärsmeddelanden.
EDIFACT?
En standard för EDI som definierar hur ett elektroniskt dokument byggs upp och vad det innehåller. Standarden är framtagen av The United Nations Centre for Trade Facilitation and E-business (UN/Cefact).
Vad är EDI-faktura och varför bör man använda det?
EDI är ett system som är byggt på digitalisering och därmed enkelhet vilket gör att användandet av EDI-fakturor är effektivt, man sparar på både tid och kostnader i företaget. Eftersom att en EDI-faktura är helt digital så minskar risken för eventuellt felaktiga uppgifter i fakturan, och om det skulle ha blivit något fel så är det enkelt att felsöka den. Med en EDI-faktura får kunderna också själva välja vilket format de vill att fakturan ska vara i, vilket är smidigt både för dig och för dem.
Att använda sig av EDI-fakturor är också ett säkert sätt att både skicka och få fakturor på eftersom det sker genom ett säkert datasystem. Och så behöver man inte riskera att de försvinner under leveransen, utan med EDI-fakturor kan du alltid vara säker på att de når mottagaren i tid. Dessutom är elektroniska fakturor ett smart val ur klimatsynpunkt, det minskar både på pappersförbrukning och transporter att skicka EDI-fakturor.
Vill du veta mer om EDI?
PostNord Strålfors är en av Sveriges största leverantörer av EDI-tjänster. Vi samarbetar med några av Sveriges största företag och organisationer. Vår erfarenhet av Business Integration Management och EDI är stor.
Vi kommer gärna till dig och pratar om vad en EDI-lösning kan göra för just ditt företag.
