3-1_mojligheter-med-EDI.jpg

Så kan EDI ge effektivare processer och minskad administration

Mindre lagerhållning, färre felkällor och mindre administration. Med EDI blir ditt företag effektivare och din personal kan fokusera på rätt saker.

Vår expert tipsar om några saker du kanske inte har tänkt på.

Allt fler företag väljer att automatisera sina order-, inköp- och ekonomiprocesser i syfte att effektivisera administrationen. Problemet är många gånger att få automatiserade processer att kommunicera med varandra – både internt och externt. En flexibel EDI-lösning kan vara svaret. Stefan Winbo, EDI-expert på PostNord Strålfors, berättar hur du lyckas med implementeringen och vilka vinsterna är.

På de flesta företag och organisationer finns i dag processer för att hantera orderflöden och fakturor. Många har redan - eller är på gång att - automatisera hela beställningsflödet från order och lager till fakturering för att få en bättre överblick över sina transaktioner, minska ledtiderna och förenkla orderhanteringen.

Utmaning med systemanpassningar

Många myndigheter, kommuner och företag upplever att det finns utmaningar med digitaliserade processer. En utmaning är att få de olika systemen för order, lager och fakturering (OLF), att kommunicera med varandra, både internt och med utomstående aktörer, kunder och leverantörer.

Det kan också komma krav från andra - framför allt större kunder - att anpassa sig till olika branschstandarder, nationella standarder, kundunika format eller internationella standardformat.

- Problemet är ofta att många företag och organisationer redan har investerat mycket tid och pengar i sina befintliga system och det kan innebära en stor kostnad att anpassa dessa till nya format, säger Stefan Winbo.

Stefan Winbo, Product Manager på PostNord StrålforsStefan Winbo, Product Manager på PostNord Strålfors.

Många vinster med EDI

Att implementera en flexibel EDI-lösning som är enkel att bygga ut och integrera med andra system kan lösa denna typ av problem. Och det behöver inte innebära en särskilt stor investering. Det beror naturligtvis på val av EDI-lösning.

Ett större projekt med många integrationer till olika affärssystem är mer komplext, medan en mindre lösning inte kräver lika stor insats för att komma i gång, förklarar Stefan Winbo. Han tycker att EDI ska ses som ett affärsdrivande projekt som förtydligar verksamhetens mål och lever vidare över tid.

Enligt Stefan Winbo räknas investeringen snabbt hem i form av den kostnadseffektivitet som uppstår genom automatisering av ordrar, ordersvar, leveransaviseringar och fakturering. - Därför är värdet alltid rejält mycket större än insatsen – och det oavsett lösning, säger han och tillägger:

- De mest påtagliga vinsterna med en EDI-lösning är effektivare hantering av data, färre felkällor och mindre administration. När du inte längre behöver lägga tid på administration kan du ägna mer tid åt värdeskapande uppgifter som utvecklar affären.

Flexibla lösningar utifrån behov

Var du börjar implementationen av EDI beror på de unika behoven i din organisation och vilka specifika utmaningar och problem ni står inför.

- Är det effektivisering av inkommande order från kunder ni vill komma åt eller är det att säkerställa bättre referensinformation i inkommande e-fakturor som är målet? Det viktigaste är att ha den övergripande planen klar för sig. Att implementera ett mindre EDI-flöde innebär oftast inga stora omställningar eller risker. Det går alltid att börja i liten skala och bygga ut lösningen allt eftersom behoven uppstår, säger Stefan Winbo.

Han understryker samtidigt att det är bra att ha en förståelse för helheten och är också noga med att poängtera att införandet av en EDI-lösning inte bara involverar IT utan hela organisationen – från IT, inköp, ordermottagning till ekonomi och ledning.

- Det är viktigt att förbereda hela verksamheten och bestämma hur företaget eller organisationen strategiskt ska positionera sig. Det är många gånger avgörande för om verksamheten ska kunna utvecklas på rätt sätt inför framtiden, menar Stefan Winbo.

Börja med en behovsanalys

Stefan Winbos tips för en smidig övergång är att välja en leverantör som förstår hela affärsprocessen, som kan navigera genom de vanliga fällorna och implementera och underhålla EDI-lösningen på rätt sätt. Därefter bör du inleda projektet med en behovsanalys:

- Hur ska EDI-lösningen jacka in i er långsiktiga strategi, affärsmål eller andra mål för verksamheten? Fundera också på vad ni vill uppnå med förändringen, samt vilka egna system EDI-lösningen ska integreras med. Genom att identifiera organisationens krav och förutsättningar och sedan översätta dessa mål till praktiska handlingsplaner kommer man en lång bit på vägen. Här hjälper gärna PostNord Strålfors till.

- Vi blir ofta organisationens bollplank när det gäller övergripande frågor som ekonomisk långsiktighet, affärsnytta och strategi, men även i mer operativa frågor som hur vi onboardar nya kunder eller leverantörer bäst. Många företagare är oroliga för att deras EDI-satsning ska påverka affärsrelationen med kunder eller leverantörer. Det behöver de inte vara. Vi har flera lösningar som är enkla att bygga ut och integrera med andra system. Vi tar även ansvar för att denna förflyttning går smidigt, säger Stefan Winbo.

Varför ska ni välja PostNord Strålfors för EDI-tjänster?

- Vi har lång och dokumenterad erfarenhet av service och support samt förståelse för organisatoriska utmaningar och kunskap av komplexa handelsflöden och hur de fungerar i praktiken. Att bara översätta olika format eller rent tekniskt integrera ett system löser inte problemen. Det handlar om att förstå hela handelsflödet. Vi har den kunskapen och vi kan vara ett stöd under processen, från planering, till implementering, onboarding och uppföljning, säger Stefan Winbo.

Att tänka på vid implementering av EDI - 5 tips!

  • Var klar över vad du vill uppnå och vilka möjligheter ni vill skapa med EDI.
  • Förstå vilken marknad eller bransch ni verkar inom för att välja rätt standard.
  • Börja i liten skala i det område där ni har störst utmaningar för mest vinst.
  • Gör konkreta planer för hur onboardingen ska gå till – dina kunder eller leverantörer måste hänga med på tåget.
  • Välj en leverantör du känner dig trygg med och som du känner förstår organisationens behov och vad ni vill uppnå med er lösning.

Vill du veta mer?

PostNord Strålfors är en av Sveriges största leverantörer av EDI-tjänster. Vi samarbetar med några av Sveriges största företag och organisationer. Vår erfarenhet av Business Integration Management och EDI är stor.

Vi kommer gärna till dig och pratar om vad en EDI-lösning kan göra för just ditt företag.

Ta hjälp av våra experter
Vi erbjuder kostnadsfri rådgivning, vilket betyder att vi tillsammans med dig diskuterar de förutsättningar och utmaningar som finns i din verksamhet. Oavsett vilken lösning du väljer är det första steget att få mer kunskap om EDI. Vi hjälper dig ta fram den lösning som passar just dina behov.

Kontakta oss

 

Fördjupning om EDI

16-9_Sa-valjer-du-leverantor.jpg

Att investera i EDI

Att investera i en EDI-lösning kan kännas nästan oöverstigligt svårt. Beslutet påverkar hela ditt företag, från avdelning till avdelning. Att förbereda sig är oerhört viktigt. Detta ska du tänka på i valet av leverantör. 

16-9_Onboarding.jpg

Onboarding-tjänster

För dig som satsar på EDI-baserad orderhantering eller fakturering är det viktigt att se till att dina handelspartners följer med. Våra Onboarding-tjänster sköter övergången smidigt, frigör dina egna resurser och ser till att affärerna flyter på som vanligt.

16-9_Illustration.jpg

Så samverkar våra lösningar

Benämningarna på våra lösningar inom Business Integration Management är våra egna. Tillsammans utgör de en matris som hjälper oss att identifiera de största utmaningarna och att prioritera rätt insatser redan från början.