Data Enhancement Service

Varje år lägger ekonomi och IT-avdelningar tusentals timmar på felhantering av leverantörsfakturor - trots investeringar i automatiserade processer. Ett sätt att spara tid och pengar är en valideringsstjänst – Data Enhancement Service. 

Kontakta en av våra experter

PostNord Strålfors lösning Data Enhancement Service innehåller smarta funktioner och arbetssätt som kvalitetssäkrar och förädlar din elektroniska kommunikation. Lösningen validerar och rättar upp till de flesta avvikelser i elektroniska inkommande fakturaflöden och återkopplar automatiskt till leverantören vad som gått fel, och hur de kan göra rätt nästa gång.

I dag är många ekonomiavdelningar runtom i landet på en spännande digitaliseringsresa. Gamla affärssystem byts ut mot nya och manuella processer automatiseras i en rasande takt. En av de vanligaste funktionerna som automatiseras är inkommande leverantörsfakturor. Tanken är att fakturorna ska passera igenom affärssystemet utan manuell hantering, men det går inte alltid så smidigt som planerat.

Enkla fel driver kostnader och onödig administration

För att en elektronisk faktura (EDI) ska kunna passera hela vägen genom era system och processer, måste de fält som ska valideras stämma överens till 100 procent med filen som skickas. Ibland har upp till 25 procent av de inkommande fakturorna något enkelt fel, som ett onödigt skräptecken, ett mellanslag för mycket eller en stor bokstav på fel ställe. Eller så saknas viktig information helt och hållet eller ligger på fel plats. Om något går fel måste ekonomiavdelningen, och andra involverade enheter som till exempel IT, manuellt gå in och rätta fel och dessutom ta kontakt med leverantören som skickat fakturan och berätta vad som är fel, något som inte alltid är lätt att se och förklara.

Strålfors kunder uppskattar att de i genomsnitt lägger 15 minuter per enskild faktura om den måste hanteras manuellt, vilket tar onödiga resurser i anspråk och är tidsödande och kostsamt.

Data Enhancement Service

Skärmbild som visar Data Enhancement Service webbgränssnitt som ger en effektiv överblick över din elektroniska kommunikation. Klicka på bilden för större format.

Lösningen är en automatiserad validering med omedelbar effekt

Det finns stora kostnadsbesparingar att göra genom att minska andelen manuellt felhanterade fakturor. Strålfors lösning Data Enhancement Service hjälper företaget med att validera och rätta inkommande fakturor.

Data Enhancement Service hanterar både tekniska fel och rena innehållsfel. Det bästa av allt är att lösningen automatiskt återkopplar till din leverantör och förklarar vad som gått fel och vad som förväntas av dem så att man får till en bestående förändring.

Företag som använder lösningen ser omedelbar effekt genom mindre manuellt arbete. Lösningen korrigerar de flesta felaktiga fakturor i ett automatiserat flöde, samtidigt som medarbetarna får mer tid över till mer värdeskapande arbete. Tjänsten samlar också in statistik och skapar underlag för förbättring av arbetssätt och processer.

Det här kontrollerar och rättar Data Enhancement Service automatiskt:

  • Har fältet rätt värde?
  • Innehåller fältet rätt information?
  • Lägg till eller ta bort mellanrum
  • Ta bort skräptecken
  • Justera stora eller små bokstäver
  • Lägg till ett standardvärde i ett fält 

Mervärden med Data Enhancement Service:

  • Snabb och automatiserad feedback till era leverantörer
  • Professionell feedback till leverantörer, med instruktioner om förväntade åtgärder
  • Översikt av flöden, fel och justeringar i ett gemensamt system
  • Insikter kring vilka fel som uppstår
  • Underlag inför förbättringsbeslut på känd och eller okända fel 
 

Kom igång med Data Enhancement Service

Data Enhancement Service kan enkelt tillämpas och behöver inte någon teknisk integration med ert befintliga affärssystem och du behöver inte vara kund hos PostNord Strålfors sedan tidigare för att ansluta dig.

Vi rekommenderar alltid att inleda med en workshop där vi tillsammans analyserar vilka utmaningar som finns i er organisation och skapar oss en förståelse för utmaningarna och vad som behöver prioriteras för att er fakturahantering ska fungera smidigare.

Kontakta en av våra experter!

Inspiration & fördjupning

Manuell felhantering av fakturor – nödvändigt ont?

Många timmar läggs på manuell felhantering av fakturor - trots automatisering – helt i onödan

Uträkningar från PostNord Strålfors visar att många ekonomiavdelningar lägger ner tusentals timmar per år på manuell felhantering av fakturor. Detta trots att processerna är automatiserade – något som är både kostsamt och tidskrävande. Men är manuell felhantering verkligen nödvändigt eller finns det andra vägar att gå?

Eon_16-9.jpg

E.ON är redo för nästa steg

Det har gått riktigt snabbt för digital kundkommunikation att bli det normala för energiföretaget E.ON. – För bara några år sedan var det ett komplement och nu är det precis tvärtom. Det gör det bekvämare för våra kunder och enklare för oss, säger Mikael Bladh, Head of Back Office.

Effektiv tjänst minskar manuell felhantering av fakturor

Effektiv tjänst minskar manuell felhantering av fakturor och spar både tid och pengar

Allt fler ekonomiavdelningar automatiserar verksamheten för att öka produktiviteten och skapa mer tid över för medarbetarna att utföra värdeskapande aktiviteter. Trots detta läggs fortfarande många timmar på manuell felhantering av fakturor. Det är både kostsamt och tidskrävande. Nu har PostNord Strålfors lanserat en ny valideringstjänst som effektivt hjälper dig rätta elektroniska dokument.

16-9_mojligheter-med-EDI.jpg

Effektivare processer med EDI

Har du funderat på hur dina order-, inköp- och ekonomiprocesser kan effektiviseras? Att investera i ett flexibelt EDI-system kan vara lösningen. Det ger snabbt vinster i form av högre effektivitet och minskad administration.

Digitalisering-lev_16-9.jpg

Så får du med dig leverantörerna på digitaliseringsresan

Har du digitaliserat dina processer för order- och fakturahantering? Då vet du troligtvis också vilka positiva effekter det ger. Men kanske märker du att inte alla dina leverantörer hänger med i samma digitaliseringstakt som du? Här beskriver vi varför det är så och hur du får dem att hänga på.

Smarta lösningar ger energibranschen hållbar effekt

Energibranschen befinner sig mitt i en transformation. Omställningen mot mer hållbar energi sker samtidigt som fokus på att tillgodose kundernas behov ökar. Läs mer om hur Strålfors smarta kommunikationslösningar, hållbara processer och automatiserade flöden hjälper en bransch i ständig utveckling.

Strålfors & energibranschen