PostNord Strålfors lösning Data Enhancement Service innehåller smarta funktioner och arbetssätt som kvalitetssäkrar och förädlar din elektroniska kommunikation. Lösningen validerar och rättar upp till de flesta avvikelser i elektroniska inkommande fakturaflöden och återkopplar automatiskt till leverantören vad som gått fel, och hur de kan göra rätt nästa gång.
I dag är många ekonomiavdelningar runtom i landet på en spännande digitaliseringsresa. Gamla affärssystem byts ut mot nya och manuella processer automatiseras i en rasande takt. En av de vanligaste funktionerna som automatiseras är inkommande leverantörsfakturor. Tanken är att fakturorna ska passera igenom affärssystemet utan manuell hantering, men det går inte alltid så smidigt som planerat.
Enkla fel driver kostnader och onödig administration
För att en elektronisk faktura (EDI) ska kunna passera hela vägen genom era system och processer, måste de fält som ska valideras stämma överens till 100 procent med filen som skickas. Ibland har upp till 25 procent av de inkommande fakturorna något enkelt fel, som ett onödigt skräptecken, ett mellanslag för mycket eller en stor bokstav på fel ställe. Eller så saknas viktig information helt och hållet eller ligger på fel plats. Om något går fel måste ekonomiavdelningen, och andra involverade enheter som till exempel IT, manuellt gå in och rätta fel och dessutom ta kontakt med leverantören som skickat fakturan och berätta vad som är fel, något som inte alltid är lätt att se och förklara.
Strålfors kunder uppskattar att de i genomsnitt lägger 15 minuter per enskild faktura om den måste hanteras manuellt, vilket tar onödiga resurser i anspråk och är tidsödande och kostsamt.
Skärmbild som visar Data Enhancement Service webbgränssnitt som ger en effektiv överblick över din elektroniska kommunikation. Klicka på bilden för större format.
Lösningen är en automatiserad validering med omedelbar effekt
Det finns stora kostnadsbesparingar att göra genom att minska andelen manuellt felhanterade fakturor. Strålfors lösning Data Enhancement Service hjälper företaget med att validera och rätta inkommande fakturor.
Data Enhancement Service hanterar både tekniska fel och rena innehållsfel. Det bästa av allt är att lösningen automatiskt återkopplar till din leverantör och förklarar vad som gått fel och vad som förväntas av dem så att man får till en bestående förändring.
Företag som använder lösningen ser omedelbar effekt genom mindre manuellt arbete. Lösningen korrigerar de flesta felaktiga fakturor i ett automatiserat flöde, samtidigt som medarbetarna får mer tid över till mer värdeskapande arbete. Tjänsten samlar också in statistik och skapar underlag för förbättring av arbetssätt och processer.
Det här kontrollerar och rättar Data Enhancement Service automatiskt:
- Har fältet rätt värde?
- Innehåller fältet rätt information?
- Lägg till eller ta bort mellanrum
- Ta bort skräptecken
- Justera stora eller små bokstäver
- Lägg till ett standardvärde i ett fält
Mervärden med Data Enhancement Service:
- Snabb och automatiserad feedback till era leverantörer
- Professionell feedback till leverantörer, med instruktioner om förväntade åtgärder
- Översikt av flöden, fel och justeringar i ett gemensamt system
- Insikter kring vilka fel som uppstår
- Underlag inför förbättringsbeslut på känd och eller okända fel
Kom igång med Data Enhancement Service
Data Enhancement Service kan enkelt tillämpas och behöver inte någon teknisk integration med ert befintliga affärssystem och du behöver inte vara kund hos PostNord Strålfors sedan tidigare för att ansluta dig.
Vi rekommenderar alltid att inleda med en workshop där vi tillsammans analyserar vilka utmaningar som finns i er organisation och skapar oss en förståelse för utmaningarna och vad som behöver prioriteras för att er fakturahantering ska fungera smidigare.
Kontakta en av våra experter!
