Krav på e-faktura för dig som handlar med offentlig sektor
I april ska alla nya upphandlingar till offentlig sektor faktureras elektroniskt enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer ska kunna skicka e-fakturor och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem.
Vi på PostNord Strålfors är redo att hjälpa gamla och nya kunder att ställa om. Det nya e-fakturaformatet finns inbyggt i PostNord Strålfors Omnichannellösning.
– Vi vill hjälpa till så att våra kunder klarar omställningen i tid, säger Tom Rapaport, säljansvarig för B2B på PostNord Strålfors.
Kravet gäller inom hela EU – de nordiska länderna har kommit olika långt
Kravet på en gemensam standard för fakturor kommer från EU och ska införas i hela unionen. Skälen är framförallt ekonomiska, men även miljöhänsyn och myndigheters ansvar att driva på den digitala utvecklingen har spelat in.
Danmark är det nordiska land som har kommit längst i den digitala omställningen. Här är mer än 99 procent av fakturorna till offentlig sektor digitala sedan flera år tillbaka. Danmark lagstiftade om e-faktura redan 2005 och det nya EU-direktivet innebär därför främst att fakturaformaten anpassas efter den nya standarden.
Finland har haft obligatorisk e-fakturering sedan 2010 och staten har idag en faktureringsgrad på över 80 procent.
Även Norge ligger långt fram i digitaliseringsprocessen och har anammat den europeiska standarden, även om man inte är med i EU. Den norska lagen trädde i kraft 2011.
Och den 1 april 2019 är det Sveriges tur. Då ska lagen som följer på EU-direktivet vara införd. Under en sjuårsperiod förväntas samhället spara 1,4 miljarder.
Sverige på efterkälken
Antalet företag som levererar varor och tjänster till svensk offentlig sektor uppskattas till drygt 250 000 företag.
Den digitala faktureringen är idag 67 procent inom statliga verksamheter. Cirka 30 av Sveriges 200 statliga myndigheter har en e-faktureringsgrad på under 20 procent.
Men undantag finns, vissa myndigheter är betydligt längre fram än andra. Det berättar Anderz Petersson, projektledare på DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, som har fått den svenska regeringens uppdrag att se till att den nya lagen genomförs och efterföljs.
Han nämner Ekobrottsmyndigheten som ett exempel på myndighet som redan idag använder e-faktura till över 80 procent.
– Och en som spottat upp sig rejält är Arbetsförmedlingen. De har påverkat sina nyckeltal mycket på bara ett halvårs tid när det gäller e-handelsarbete, säger Anderz Petersson.
Tuffare än direktivet
EU-direktiv implementeras genom lagar i respektive EU-land och kan därför få lite olika utformning. Både den svenska och den danska regeringen har valt snäppet tuffare skrivningar än direktivet på två punkter.
För det första finns ingen lägre beloppsgräns utan lagen omfattar samtliga transaktioner till och från myndigheter. Detta för att effekten av omställningen ska bli så stor som möjligt.
För det andra blir inte bara myndigheterna skyldiga att ta emot e-faktura, utan leverantörerna blir också skyldiga att utfärda dem. En skrivning som sätter extra press på leverantörerna.
I Finland tvingas inte leverantörerna skicka e-faktura till den offentliga sektorn – men den offentliga sektorn ska kunna ta emot dem, i enlighet med EU-direktivet. Finland är däremot på väg att lagstadga rätten att kräva e-fakturering från en privat näringsidkare till en annan.
Flera format möjliga
I Sverige ska alla statliga mottagare av fakturor finnas nåbara i PEPPOL sedan den 1 november 2018, enligt föreskrifter från DIGG. PEPPOL är ett standardiserat format för offentlig e-handel inom EU. För leverantörer finns fler möjliga format, så länge de håller sig till den nya gemensamma EU-standarden.
Även Norge har anammat PEPPOL som mottagningsprincip för offentlig sektor och det används nu även företag emellan. DIGG spår att det är ett tänkbart scenario även i Sverige, att det format som myndigheterna använder sprider sig till den privata sektorn.
Kan du förbättra dina digitala fakturor?
Fakturan är en av de viktigaste kommunikationskanalerna för att nå ut till kunden. Våra experter på PostNord Strålfors berättar gärna hur du ska tänka för att nå bäst effekt.
+46(0)73 07 96 761
karljohan.engfors@stralfors.se